Oppgaver for Administrator

Brukerveiledningen har en avdeling for administrator som behandler de grunnleggende dataene. Videre har den en del for alle brukere som forklarer hvordan de konkrete føringene skal gjøres. De områdene administrator bør ha kjennskap til er samlet under denne delen som er kalt oppgaver for administrator. Ved første gangs oppstart bør administrator gå nøye gjennom dette avsnittet og på den måten legge eg godt grunnlag for den videre bruk.

Hver menighet/brukergruppe bør utnevne en person som har ansvaret for å administrere Kardinal. Dette arbeidet består i å gjøre Kardinal klar til bruk for de andre ansatte både i en startfase, og i videre bruk av programmet. Denne veiledningen viser hva som skal til for å kunne gjøre dette arbeidet.

Første gang Kardinal blir startet:

For at programmet skal fungere best mulig, er det viktig å få på plass faste data. Det sikrer effektiv, nøyaktighet og bruk med minimalt tidsforbruk. Kapittel om vedlikehold av faste data går skritt for skritt gjennom de registreringene administrator bør være kjent med.

Definere alle brukere og hvilke passord disse skal ha.
Definere hvilke deler av Kardinal hver enkelt skal ha tilgang til.
Registrere faste data som kirker, bedehus, kirkegårder, vanlige offerformål, roder osv.
Registrere de ansatte i menigheten

Generell del (gjelder for alle handlinger)

1 Valg av menighet Denne nedtrekksmenyen har som hovedfunksjon å si hvilke menigheter som skal komme opp i listen når man tar frem en handling. Velg en eller flere menigheter alt etter ønske. De som har tilgang på bare en menighet, trenger ikke tenke på valg. Handlinger fra mange menigheter kan altså vises samtidig. Sett kryss i rutene for ønsket sokn. Trykk så en gang til på nedtrekksmenyen.Gå inn på den funksjonen som skal registreres; Trykkes det på knappen dåp, kommer frem en liste over døpte i den aktuelle menigheten, / de aktuelle menighetene. Bruk ”ny” knappen for å få frem et blankt registreringsbilde. (Har du en blank linje i listen din kan denne også benyttes ved å dobbeltklikke på den)

Legge inn ny registrering (for eksempel i forbinselse med dåp, eller faste data, eller vielse, eller aktivitet, eller….. osv.) For å få frem et nytt registreringsark, trykk på den vesle pilen tilknyttet ny-knappen. (Markert med sirkel) Velg blant de menighetsnavnene som kommer frem.

Vedlikehold av faste data:

- Legge til ny ansatte i menigheten
- Definere nye faste data.
- Aktivisere overføring av informasjon til timedagbok
- Kjøre oppgraderinger som blir gjort tilgjengelige.
- Gjennomføre backup-rutiner av databasen.
- Gjennomføre viruskontroll av maskinparken med jevne mellomrom.

Alt dette står forklart i denne veiledningen, og vi ber derfor administrator lese godt gjennom disse sidene. Dersom det skulle oppstå problemer underveis, så ta kontakt med oss snarest.

Brukere, passord og tilgangskontroll
Registrering av brukere og passord blir registrert av et eget KardAdmin program. Dersom ikke annet er avtalt, vil UniConsult AS administrere det.

Faste data, sted
Denne delen omfatter følgende underkapittel:

- Registrering av nye stedsopplysninger
- Sletting av stedsopplysninger
- Oppdatering av stedsopplysninger

For å kunne legge inn faste data, må du ha startet Kardinal med et brukernavn som har administrasjonsrettigheter. Deretter går du på menyen Fil, og velger Administrajon | Faste data. Da vil følgende valg være tilgjengelig:

Registrering av nye stedsopplysninger
Velg sokn som skal vises i listen, og deretter gjennomfør registreringen ved å bruke ”ny” knappen!

Registrering av kirker og bedehus
NB! Alle de steder der det kan avholdes en gudstjeneste, registreres under hovedtype KIRKE. ”Kirke” er her et sorteringsbegrep og ikke en beskrivelse av et kirkehus.

Det betyr at forsamlingslokaler som skoler, gamlehjem, ungdomshus mm. også kan betegnes som type kirke, dersom dere en eller annen gang skulle avholde gudstjenester på disse stedene.

Når du starter opp Sted fra menyen over, kommer opp en liste over evt registrerte stedsnavn.

Skal et nytt navn registreres, brukes ny-knappen: på verktøylinjen: (Skal en registrering endres, dobbelklikkes på den aktuelle linje. Merk at dette medfører endringer av grunndata og kan føre til feil i systemet. Hvis du er usikker på om du skal endre noen ta kontakt med UniConsult AS)

Følgende registreringsskjema kommer opp:

Velg”type sted”. Gå til feltet Sted. Skriv inn navnet på kirken.
Opplysninger om sokn, prestegjeld, prosti og bispedømme kommer frem i de resterende feltene i registreringen.

På samme måte registreres alle steder der man holder gudstjeneste og kirkelige handlinger.
Det er viktig at alle stedsnavn blir registrert og brukt i registreringene i programmet. Det kan m.a. ha stor betydning for resultatet i årsstatistikken.

Registrering av kirkegårder
På samme måte som registrering av gudstjenestesteder (type kirke), registreres kirkegårder. Se eksempel: Nå med type Kirkegård:

Registrering av opplysninger med type INSTITUSJON
Typen institusjon, benyttes for registrering av sykehus, sykehjem, gamlehjem o.l. Dette vil være opplysninger som du kan få bruk for i registrering av f.eks. gudstjeneste.

Registrering av opplysninger med type ROM
Typen rom, benyttes for å registrere alle de rommene hvor det foregår aktiviteter i. Denne registreringen er knyttet til rom-planleggeren i Kardinal. Altså et rom som står registrert her, vil komme opp i listen over rom som dere kan reservere til forskjellige handlinger/aktiviteter.

(Eksempelet over viser en registrering av et møterom i menigheten.)

Registrering av opplysninger med type SOKNEBUD
Informasjon som går mot årsstatistikken.

Registrering av opplysninger med type ANNET
Andre opplysninger som kan være verdt å registrere er vanlige stedsnavn som faller utenfor de andre typebetegnelsene. Dette vil også være opplysninger som du kan få bruk for i registreringen av f.eks. dødsfall. Hvor dødsfallet skjedde. Normalt registreres navnet på kommunen.

Sletting av stedsopplysninger
Skal vi slette en stedsopplysning, så kan dette gjøres ved å sette markøren på den opplysningen dere vil slette. Deretter benyttes den grønne slette-knappen på verktøylinjen.

Oppdatering av stedsopplysninger
Skal vi oppdatere en stedsopplysning, så kan dette gjøres ved å først dobbeltklikke på den opplysningen som skal endres. Stedsopplysningsskjemaet kommer da frem.
Deretter gjør du de forandringene i skjemaet som er nødvendig, og trykker deretter avsluttkrysset som du finner i registreringsvinduet.

Fast menighetsinformasjon For å kunne legge inn fast menighetsinformasjon, må du ha startet Kardinal med et brukernavn som har administrasjonsrettigheter. Deretter går du på menyen Fil, og velger Administrasjon | Faste data | adresser. Skjemaet brukes for fastlagt informasjon for vår egen menighet. I dette feltet skal det fylles inn navnet på deres menighet, samt adresse og kontonummer. Disse faste dataene brukes blant annet for å hente opplysninger til utskrift av giroblanketter for offer

Faste data, offerformål
Hvordan starte registreringsskjema for offerformål
For å starte definering av offerformål, går du på menyen Fil, og velger Administrator | Faste data. Der vil du finne valget Offerformål.:



Registreringsskjemaet for offerformål ser slik ut:



Skriv inn navn, adresse, postnr, gironummer og om det skal være aktivt i år, d.v.s. om det skal tildeles offer.
Da kan man hente offerformålet direkte inn i gudstjenesteplanlegger og dagsregister registrering, og bank/postgiro kan skrives direkte ut når et offer skal sendes.
I planlegging av tildeling av offerformål er det i Kardinal lett å ha oversikt over hvem som fikk i fjor eller året før. Likeledes hvem som har søkt.

Denne tabellen med opplysninger er hentet fra årbok for den norske kirke. Den inneholder dermed en lang liste over forskjellige offerformål. Dersom dere ønsker en utskrift av denne listen til skriver, kan dere velge «Liste» fra «Rapporter»- menyen.

Offerformål i gudstjeneste Det er en nær sammenheng med det som står i listen over offerformål og valget «Offerformål» i gudstjenesteregistreringen. Alle offerformål som er krysset av som Aktiv vil komme frem i listen over offerformål i registrering av gudstjeneste. På denne måten kan man planlegge f.eks. i starten av året hvilke offerformål som skal benyttes. Da merker man disse med et kryss i rubrikken Aktiv. Kun de formål som her er avmerket vil så komme frem i gudstjenesteregistreringen.

Endring av offerformål
I dette feltet i gudstjenesteregistreringen vil alle de aktive offerformålene komme frem.
I tillegg kan man velge alternativet «Egen virksomhet». Dette valget gjøres dersom offeret går til egen virksomhet.
(Telles for seg selv i årsstatistikken)

Det kan i mange sammenhenger være nødvendig å oppdatere f.eks. kontonummer, eller legge til sine lokale egne offerformål. Oppdatering skjer ved å trykke i rubrikken du ønsker å endre, for så å skrive over med de riktige opplysningene. NB: Trykk deretter på en annen linje i listen for å oppdatere listen. Dersom dette ikke gjøres, vil ikke den linjen du sist gjorde endringer på bli lagret.

For å slette et offerformål fra listen trykker du på det grå feltet foran aktuell linje slik at hele linjen blir merket med sort. Trykk deretter Delete-knappen på tastaturet. Linjen forsvinner da umiddelbart. NB. Det er vanligvis ikke nødvendig å slette en linje fra offerformål. Isteden for å slette, gjør du vanligvis bare offerformålet inaktivt ved å fjerne krysset i rubrikken «Aktiv» i tabellen. For å tilføye et offerformål, beveger du deg til siste felt i tabellen, og skriver inn de nye opplysningene på denne blanke linjen. NB: Trykk deretter på en annen linje i listen for oppdatering av listen.

Aktivisere overføring av informasjon til timedagbok


Det er mulig å overføre informasjon fra flere steder i Kardinal til timedagboken.
For eksempel kan man velge om tid, sted, av hvem (prest), hvilke rom som skal burkes skal overføres direkte til timedagboken i forbindelse med dåp, vielse osv.
Under Fil velges administrasjon, innstillinger og timedagbok

For de funksjoner som krysses vil overføring bli aktivisert. I eksempelet ovenfor vil aktiviteter bli overført med 30 min. hver gang aktiviteten skal ha møte.
For hvert enkelt sokn kan man sette hvilke overføringer som skal være aktivisert.

Definere/registrere de ansatte i menigheten
Å legge inn de ansatte i menigheten er oppgave for administrator. Ved å gå inn på menighetsinfo, og deretter velge ”ansatt reg”, kommer frem en liste over alle ansatte.
Ved nyregistrering trykkes på ”ny” knappen for å få opp et blankt skjema.
Dersom en opplysning skal endres, dobbelklikker man på den det gjelder, og slik får frem endringsskjemaet.

I begge tilfelle kommer følgende skjema opp:
Merk initialfeltet Det brukes initialer både for menighet og initialer for den ansatte. Initialene er bindeledd mellom denne ansattregistreringen og øvrige registreringer i programmet.

Frie felt
Den delen som står under frie felt kan defineres for hver enkelt menighet
Det gjøres på følgende måte.

Trykk på Fil > adminsitrasjon > innstillinger > gudstjenesteplanlegger.

Følgende bilde kommer opp:


I kolonnen ”navn” settes inn ønskede navn på feltene bak Hjelper 1, Hjelper 2 osv
Merk: ikke endre de andre feltene enn Hjelper 1 osv, da feltene ovenfor er knyttet opp til bestemte informasjoner.
Sisse innstillingene gjelder for det soknet som står i feltet for Sokn.
Tilsvarende gjøres innstillinger for andre sokn.

Sikkerhetskopiering/Backup
Sikkerhetskopiering er et veldig viktig punkt i administreringen av Kardinal. Det er veldig lett å slurve med dette, dersom man ikke har fastsatte rutiner for når dette skal gjøres. I denne veiledningen skal vi forklare hvordan dette enkelt kan gjøres.

Viktige punkt ved sikkerhetskopiering
1. Pass på at det ikke blir stående en backup-diskett i stasjonen som dere bruker hele tiden. Blir det brann/tyveri mister dere alt, også kassetten.

Legg kassettene på en sikker og oversiktlig plass. F.eks. i brannsikker safe.
Før nøye oversikt over hvilke sikkerhetssett som inneholder hvilke backupfiler.
Bruk backupstreamer (sikkerhetskopierings-kassett) dersom dere har dette. På denne er det plass til store mengder data, og de varer mye lengre enn vanlige disketter.

Viruskontroll
Hva er et virus?
Et virus er et program som har den egenskapen at det kopierer seg selv fra et lagringsmedium til et annet. Det betyr at dersom en diskett inneholder et slikt program, kan programmet kopiere seg over til harddisken på den maskinen du setter disketten inn i. Programmet ligger vanligvis godt skjult, og er veldig vanskelig å oppdage.
Siden det har denne egenskapen, sprer det seg ofte svært hurtig. Når programmet først kommer over på maskinen din, sprer det seg ofte raskt videre ved å kopiere seg selv over på alle de diskettene du setter inn i denne maskinen. Og slik fortsetter det.
Et virus kan fungere på utallige måter. Noen virus gjør ingen skade, andre kan ligge skjult inntil et visst tidspunkt og deretter starte opp og slette filer/dokument, og kanskje også hele harddisken. Viruset oppfører seg altså svært forskjellig, og det kan i mange tilfeller være vanskelig å fastslå om det er virus eller andre feil som skyldes uforutsette ting ved maskinene.

Hvordan beskytte seg?
Virus sprer seg oftest via disketter, eller over nettverk som en maskin er tilkoblet. Skal man forsikre seg over at virus ikke infiserer deres maskiner, må det en viruskontroll til. En viruskontroll kontrollerer maskinene for alle de kjente virustypene, og kan ofte fjerne disse fra systemet før de gjør for stor skade. Med et viruskontroll-program kan også alle disketter som settes inn i maskinene kontrolleres, slik at infiserte disketter ikke får mulighet til å gjøre skade.
Et viruskontrollprogram blir også gjerne kalt et antivirus program. Det finnes flere av disse på markedet, men sørg for at du også har en oppgraderingsavtale. Dette gjør at du får tilsendt oppgraderinger på antivirus programmet med jevne mellomrom, slik at du også kan kontrollere systemet for nye typer virus som blir laget. Det blir laget et sted mellom 5 og 10 nye virus pr. dag, så et antivirusprogram som er et år gammelt er bortimot ubrukelig.
Hør med nærmeste programvareforhandler hvilke program de anbefaler for deres bruk, og om de tilbyr oppgraderings avtale.

Lokalt kirkelig medlemsregister
Lokalt kirkelig medlemsregister kan importeres inn i Kardinal.
Det gjøres på følgende måte:
- Åpne medlemsregisteret.
- Velg fil og eksport. Etter noen sekunder får du melding om at eksporten er ferdig.
- Avslutt medlemsregisteret.
Det er nå laget en fil under medlemsregisteret som heter ”export.xml”. Som regel finner du denne filen under C:\Programfiler\Duplo Data AS\Lokalt kirkelige medlemsregister\eksport\.
Denne filen sendes til UniConsult AS, så står vi behjelpelig med å improtere dataene:

Velg menighet.
Gå inn på den funksjonen som skal registreres;
Trykkes det på knappen dåp, kommer frem en liste over døpte i den aktuelle menigheten
Dobbelklikk på en registreringslinje for å få frem registreringsbildet, eller på ”ny” knappen for å få frem et blankt registreringsbilde.

Hente frem tidligere registreringer
Når man står inne i den kirkelige handlingen:
Trykk på selekteringsknappe:


Følgende bilde kommer opp (litt avhengig av hvilken kirkelige handling du er inne på):



Merk: Alle feltene trenger ikke å fylles ut. Heller ikke trenger man fylle ut hele feltet. Setter man inn 0101 i fødselsnr. Feltet, får man alle som er født 1. januar ett eller annet år.

Merk:Nederste feltet hvor det i eksempelet står 20. Søket vil nå være begrenset til siste 20 registreringene.
Velger man 100, eller 500, eller ”alle”, vil søket være begrenset til siste 100 eller siste 500 eller alle registrerignene.

Når den som søkes står i listen, åpnes den på vanlig måte.

Rapporter velges ved å trykke på skrivermerket.
Merk flere rapporter egner seg for eksport til et format som menighetsblader og aviser kan benytte seg av. Se eksport av data i generell del.

Språk
Ved utskrift kan hver bruker kan ha sitt ”standard språk”, bokmål eller nynorsk
Det settes ved å trykke på knappen for språk.



Følgende bilde kommer frem:



Kryss av for det språk som skal brukes, og trykke ”ok”
I denne boksen kan også velges hvilke menigheter som skal vises i liste over kirkelige handlinger. Velg i nedtrekksmenyen øverst til venstre i Kardinal.
Kryss av de menigheter som skal vises.
Ved å gå inn på språkvalg (bildet ovenfor) krysses av i ruten for ”sett gjeldende soknestruktur som standard”.
Dersom man senere ønsker å se registreringer for flere / andre sokn. søkes disse opp på vanlig måte ved å krysse av i nedtrekksmenyen og så gå inn på den aktuelle handling.

Utskrift av rapporter
Rutinene for utskrifter er likt for alle moduler.
Trykk på skrivermerket. Velg ønsket rapport.

Rapporter kan sendes til forhåndsvisning før den skrives ut.
I Forhåndsvisning kan den også eksporteres til t. MsWord eller Excel eller Acrobat.
En nyttig funksjon ved liste som skal sendes elektronisk til menighetsblad, aviser med mer.

Eksport av rapportinformasjon
En del rapporter ønskes kopiert eller eksportert til tekstbehandler. Eksempelvis gudstjenestelister som skal sendes til trykkeri, livets gang som skal inn i menighetsblad o.s.v.
Når en rapport er valgt, velg forhåndsvisning.
Knapperaden på den forhåndsviste rapporten inneholder et eksportsymbol – en konvolutt.

I den boksen som kommer frem velges Word for windows og application


Da blir informasjonen lagt over i et word dokument. Informasjonen er nå kopiert over til et vanlig Word dokument, og kan behandles som det, redigeres, sendes alt etter ønske.

Registrering av personer
Over alt i Kardinal blir personregistreringen gjort på samme måte.



Trykk på reg knappen og personinformasjons skjemaet kommer frem.
NB: Ikke skriv direkte inn i feltene. Bruk ”Reg” knappen for å få frem perosninformasjonsskjemaet.
Registrering av en person.



Fyll ut feltene i skjemaet og trykk ok

Merk. Personnummeret må fylles ut. 11 siffer.
Er dette ikke tilgjengelig, kan fødselsdato brukes, men bør snares endres til 11 siffer. Viss ikke får man problemer når man skal registrere neste person med samme fødselsdato.
Vi har valgt å bygge opp kontroller rundt fødselsnummert på samme måte som folkeregisteret.
Det betyr m.a. at siffer nr. 7 og 8 forteller hvilke århundre en person er født.
Dersom dere opplever at det på en dåpsattest kommer ut at vedkommende barn er født i år 1901, mend den aktuelle personen virkelig er født i år 2001, har det med personnummeret å gjøre.
Følgende tabell illustrerer dette (forenklet versjon). I eksempeltet under er ikke personnummeret korrekt, men det er heller ikke poenget.
En person er født 1. juli

Personnummer / Kommentar

010701 45678
Dersom de uthevede siffrene ligger i området 0 – 49, forteller det at vedkommende er født på 1900 tallet, i dette tilfelle 1. juli 1901

010701 55678
Dersom de uthevede siffrene ligger i området 50 – 74, forteller det at vedkommende er født på 1800 tallet, i dette tilfelle 1. juli 1801

010701 75678
Dersom de uthevede siffrene ligger i området 75 – 99, forteller det at vedkommende er født på 2000 tallet, i dette tilfelle 1. juli 2001

Søk i personregister
Kardinal legger opp til stor grad av gjenbruk av data i stedet for stadig nyregistreringer.
Har en person vært regsitrert tidligere ved en eller annen anledning, søkes navnet oppigjen og brukes på nytt.
Det samme gjelder om man vil hente navneinformasjon fra medlemsregisteret.
Ved søk får man opp følgende bilde:

Nederste delen er treff i kirkelig medlemsregister.
Når et navn blir brukt fra det, kopieres det automatisk til den øverste delen. Endrer man navn og eller adresser, blir de lagt i det øverste bildet.
Neste gang man søker på samme navn, vil man finne det både i øverste og nederste del.

Feltet ”sist oppdatert” indikerer hvilke av de to som er siste brukt, og dermed mest oppdatert.
Det kan godt hende at en person som blir søkt opp finnes bare i den øverte delen. Det er i tilfelle et navn som er burkt lokalt, men som ikke finnes i medlemsregisteret

Når en person er funnet, trykk på den grå knappen foran navnet eller personnummeret (så hele linjen blir merket) og trykk ok.

Personinformasjon skjemaet er nå ferdig utfylt. Dersom endringer trengs å gjøres (adresse eller navn) skrives de her.
Trykk ok, og navnet er så lagt inn i kirkelig handling.

Lage maler i Ms word
Kardinal kommuniserer med MsWord ved hjelp av flettekoder.
Det er tekster som begynner med < og slutter med >.
Eksempel: er en kode som gjør at den aktuelle malen kan hente en dato fra Kardinal.
Å lage maler er veldig enkelt:

   - Åpne et dokument i MsWord.
   - Sett inn ønskede flettefelt (se nedenfor) og lagre det som en mal.
   - Lagre malen under Maler - katalogen under Kardinal. Vanligvis under c:\programfiler\Kardinal\maler

Følgende koder for øyeblikket er tilgjengelige: Klikk her for å laste ned oversikten >>

I dokumentet finner du oversikten over alle flettefeltene i Kardinal. Hvis nye flettefelt blir tilgjengelige legger vi ut dette under den samme linken. Merk at alle kolonner i Kardinal danner et flettefelt. Du kan derfor bygge opp malene dine helt etter ønske.




MENIGHETSINFO.

Hovedvalget «Menighetsinfo» inneholder følgende undermoduler: «Inn/ut melding» og «Ansattregister» , «Frivillig register» og «Medlemsregister», «Årsstatistikk» og «Adressering».
Under valget inn/ut melding skal det registreres alle de som melder seg inn/ut av Den norske kirke. Det er også her vi henter ut kvartalsrapport som skal sendes folkeregisteret. I ansattregisteret skal vi registrere de ansatte i menigheten, samt hvilke oppgaver disse har i forbindelse med gudstjenesteplanlegging. Fra medlemsregisteret skrives ut liste eller etiketter fra menighetens medlemsmasse. Årsstatistikken genererer (henter opplysninger) til en langt på vei ferdig årsstatistikk. Forutsetningen er at registreringene er gjort på korrekt måte. Funksjonen Adressering gjør det mulig for deg å opprette adresselister, enten separate lister eller overførte lister fra for eksempel konfirmasjon, som kan flettes til brev, epost eller tekstmelding (SMS).

Inn/ut melding
Hvordan starte registrering av inn/utmelding?
For å registrere de som melder seg inn eller ut i Den norske kirke, må man først velge hovedvalget Menighetsinfo:

Deretter velges undervalget fra undervalgslinjen.

Du kommer til en tabell hvor inn/utmeldinger er gjort. Ved å trykke på ”ny” knappen vil et blankt registreringsskjema komme. Alt ligger nå klart til at du kan skrive inn opplysninger i alle de hvite feltene. Husk å bruke Reg.-knappen når du registrerer personen!

Registrere inn eller ut- meldte fra Den Norske Kirke
Vi ser at skjemaet ovenfor er delt opp i 3 hoveddeler. Øverste del inneholder personopplysninger, det midterste feltet har med tid og steds-opplysninger, og i det nederste feltet registreres trossamfunn og status for vedkommende.
Personopplysningene registreres som vanlig i Kardinal. Her kan vi søke etter personen i personregisteret, eller vi kan registrere personen manuelt. Hvordan dette gjøres kan du lese mer om i punkt Registrering av personer , eller under Søk i personregister .

I den nederste delen registreres hvilket trossamfunn personen skal gå over til (utmelding), eller kom fra (innmelding).
Et eksempel på ferdig registrering:

Sjekk statusfeltet nederst. Status: Utmeldt
NB! Når ruten ”Ferdig reistrert” Arkivèr er krysset ut, kan man ikke lenger gjøre endringer i den aktuelle registreringen.

Oppdatere en inn/ut melding
Skal dere gjøre endringer i en inn/ut melding, dobbelklikker du på aktuelle navn i listen over regsitrerte inn/utmeldinger. Registreringskjemaet kommer opp. Gjør nødvendinge endringer og lagre.

Slette en inn/ut-melding fra registeret
Dersom dere vil slette en registrering, gjøres dette ved å først finne den posten som skal slettes ,og deretter trykker dere på sletteknappen (søppelbøtten).


Trykker dere på søppelbøtten sletter dere den registreringen som vises i inn/ut-meldingsskjemaet.

Utskrift av kvartalsrapport
Kvartalsrapport skal sendes folkeregisteret hver 3. måned. Kvartalsrapporten i Kardinal inneholder lister over alle som er registrert innmeldte, utmeldte og døpte i Kardinal et bestemt kvartal og årstall.
Trykk på skriversymbolet: Velg så kvartalsrapport.



Etter å ha valgt Kvartalsrapport fra menyen, kommer dette vinduet frem:



Angi hvilket sok du ønsker kvartalsrapport fra, for deretter å angi kvartal og årstall.
Bruk 4 siffer i årstallet.

Husk: kvartalsrapporten skal skrives ut med en rapport pr. Sokn.
Statusfeltet forteller om dere skal ha utskrift av kun de innmeldte, de utmeldte eller både inn og ut -meldte og døpte.
Utskriftene kommer ut som 3 separate utskrifter, hvor du må kontrollere at oppsettet for bispedømme og prosti er rette.

Merk: Hvis du skulle oppleve at noen ikke kommer med på kvartalsrapporten, kan dette skyldes at for eksempel et personnummer er feil. Ta derfor også en utskrift av Kvartalsrapport for feilførte registreringer som du finner i listen over utskrifter.

Ansattregister
Hvordan starte registrering av ansatte?
For å registrere de ansatte i menigheten, må man først velge hovedvalget Menighetsinfo:

Deretter velges undervalget ANSATT REG fra undervalgslinjen. Det vil nå komme opp en liste over ansatte.

Skal det registreres en ny ansatt, trykker du på ”ny”knappen. Skal opplysninger endres, dobbelklikker du på de registreringen som endres.

I begge tilfeller kommer følgende skjema opp:



Eksempel på registrering av en ansatt
Registrering av personopplysninger
I feltet Navn: skal navnet på den ansatte registreres. Et hvert navn i Kardinal er identifisert med et fødselsnummer + hele navnet til personen (fornavn, mellomnavn, etternavn osv).
Når vi nå skal registrere et navn, kan dette gjøres på flere måter. Se registering av personer eller søk i personregister

Alle personopplysninger som tidligere har vært registrert i Kardinal, kan nås ved å foreta et søk med f.eks. fødselsnummeret som søkekriterie. Det søkes også direkte i medlemsregisteret.
Vi starter med å sjekke om personopplysninger til denne ansatte er registrert tidligere. Skriv litt av informasjonen på denne måten:



Etter å ha tastet inn fødselsnummeret trykker du på:
Nå søker du etter en person som tidligere er registrert i Kardinal.

Dette søket kan resultere i to resultat:

1: Dersom personen finnes, så kommer navnet frem i oversikten over personer:

Finnes rette personen, trykkes på den grå firkanten foran peronnr. Den med pil eller trekant i, Trykk på OK- knappen, og opplysningene om adresse vil bli overført til ansatt-skjemaet.

2: Dersom denne personen ikke finnes, kommer skjemaet opp uten opplysninger. Trykk så på ”Reg” knappen. Personinformasjons skjemaet kommer da opp:
Vi velger i dette eksempelet å føre inn opplysninger om personen ØYSTEIN DUEVÅG. Hun er nyansatt og opplysninger om henne har altså ikke tidligere vært registrert.
Vi fyller nå inn alle opplysningene vi vet om denne personen. Et ferdig utfylt skjema ser da slik ut:

NB: For å hoppe mellom hvert felt i skjemaet så skal det brukes tabulator-tasten på tastaturet.
NB: IKKE bruk ENTER-tasten for å skifte til neste linje. Da avslutter du registreringen istedenfor å hoppe mellom feltene.

Ved å bruke tabulator-tasten forenkles også registreringen av poststed og kommune, da stedsnavnene vil komme opp av seg selv etter kun å ha fylt inn postnummeret eller kommunenummeret. Disse opplysningene ligger innebygget i Kardinal.

Etter at du er ferdig med å registrere personen, og samtidig har kontrollert at alle opplysninger stemmer, kan du avslutte registreringen ved å trykke på knappen merket OK. Er du ikke interessert i å ta vare på de opplysninger som du har ført inn, så trykker du AVSLUTT. Da vil du returnere til ansattregistreringen, uten at noen nye personer har blir registrert.

Har du derimot trykket på knappen OK, så vil opplysningene du har behov for i ansattregistreringen komme frem i de tilhørende feltene.
På neste side er dette vist, i tillegg til at resten av opplysningene vi ønsker å registrere om ØYSTEIN DUEVÅG er fullført. Dette er opplysninger om:

Initialer (knytninger til brukernavn og tidsplanlegger)
ØYSTEIN DUEVÅG må ha entydige initialer som f.eks. «ØYSTEIN», «ØD» eller «DUEVÅG». Dette feltet henge nøye sammen med brukernavnene som administrator har definert for de som skal bruke Kardinal.
Registrer også menighetens initialer. Initialfeltet kan da se slik ut: SKK:ØD
Det er viktig at initialene som blir registrert på en ansatt, lett kan identifiseres med den ansatte. Dersom dere i den daglige tjeneste vanligvis bruker fornavn, så bruk også fornavn her. Det er derfor ofte bedre å bruke « ØYSTEIN » enn «ØD». Husk at to personer ikke kan ha de samme initialene. To personer som heter ØYSTEIN må derfor skilles f.eks. ved « ØYSTEIN D.» Og « ØYSTEIN H.».
Det er plass til 15 bokstaver i dette feltet.
(Initialene som du her bestemmer, vil du komme til å se igjen senere i andre registreringsskjema der det skal registreres hvem av de ansatte som er ansvarlige for en handling. Du vil også se det i tidsplanleggeren, der det kun er de som står med initialer lik brukernavnet ved oppstart av Kardinal, som får tilgang.)

Tittel Denne velges ved å trykke på nedtrekksmenyen, for så å velge den riktige tittelen fra listen. Dersom tittelen du er ute etter i listen ikke eksisterer, så kan du skrive direkte den tittelen du ønsker i det hvite feltet ved siden av pilen. For å velge riktig tittel, blar du deg opp eller ned i listen ved å trykke venstre museknapp på pilene, eller ved å bruke piltastene på tastaturet. ØYSTEIN er diakon, så vi velger denne tittelen fra listen.

Sluttet
Dersom en ansatt slutter i jobben, så merker du av et kryss i denne ruten. Her merker vi ikke av noen ting, siden ØYSTEIN nettopp har blitt ansatt, og skal arbeide en tid fremover.

Kan fungere som
Her registreres alle de arbeidsoppgaver som den ansatte kan utføre. Øystein sine oppgaver er først og fremst Liturg og Predikant, men dersom behovet skulle være der, så kan hun også ta på seg oppgaver som Kirketjener og Tekstleser. Det ferdig registrerte skjemaet for Øystein, ser dermed slik ut:

Hvordan lagre og ta vare på opplysningene om den ansatte?
Når alle opplysninger har kommet på plass, må du trykke på krysset for «avslutt» for å ta vare på denne registreringen. Etter dette er du klar for registrering av neste ansatt. Registrering av ansatte er et arbeid som hovedsakelig går for seg første gang du starter Kardinal.

Oppdatering av ansattopplysninger
Opplysninger du har lagret tidligere, kan oppdateres når som helst ved å endre opplysningene i skjemaet. Oppdatering skrives bare direkte inn i skjemaet med følgende unntak:
Personopplysningene: Alle rettelser her skjer ved at du går inn via Reg-knappen
De øvrige opplysningene kan føyes til/ endres direkte i skjemaet.

Medlemsregister
Medlemsregisteret er et nyttig verktøy knyttet til alle moduelen i Kardinal. Du vil under alle registreringsbilder ha tilgang til medlemsregisteret via REG knappen. I tillegg kan du under dette menyvalget også håndtere lister og utskrifter av flere medlemmer i registeret.

Hvordan bruke medlemsregisteret

Velg hovedområdet

Velg deretter Medlemsreg.


Du vil nå få opp en blank liste med noen valg/muligheter som ser slik ut:

I feltet "Vis" har du muligheten til å hente ut ferdigdefinerte aldersgrupper fra registeret. For å aktivere dette for f. eks 4-åringer velg Vis - 4-åringer - Vis sokn (ditt ønsket sokn).
Da vil listen over 4-åringer for det soknet du har valgt dukke opp. Du har også muligheten i denne sorteringsprosessen å velge både tilhørende og medlemmer, eller bare en av delene.

Utskrift av medlemsregister:
Når du har fått fram ønsket liste kan du på vanlig måte ta utskrift og velge mellom ferdigdefinerte rapporter. Du kan velge mellom følgende rapporter:


Når du har valgt ønsket rapport får du spørmål om du vil selektere ytterligere. Du kan la feltene stå blanke hvis du vil bruke listen du allerede har fått fram, eller spesifisere ved å fylle inn kriterier i selekteringsbildet som vist under:




Årsstatistikk
Årsstatistikken skal gi et bilde av virksomheten i et sokn i et angitt år. I Kardinal kan man samle alle opplysninger som dere har registrert i løpet av året, inn i et registreringsskjema for årsstatistikk. Mye av dette arbeidet gjør Kardinal for dere, og noe må dere gjøre selv. Resultatet av de opplysningene Kardinal automatisk kan gi dere, avhenger selvsagt av at dere har gjennomført registreringene regelmessig over hele året.

Vi skal her gå igjennom hvordan vi kan utforme en slik årsstatistikk.

Hvordan starte registrering av årsstatistikk?
Velg hovedområdet

Velg deretter Statistikk.
Når du trykker på knappen Statistikk får du opp to valg. Enten gammel statistikk eller ny statistikk. Hvis du ønsker å gå tilbake til en tidligere innlevert statistikk velger du Statistikk for før 2004, men hvis du skal generere en ny statistikk velger du statistikk fra 2005.
En tilsvarende liste vil komme frem:



Innlevering av statistikk

Opptelling av data for årsstatistikk: Trykk knappen ”Oppdater informasjon” for å telle opplysninger som er registrert i Kardinal. Dette vil erstatte alle felt på side 1,2,3 og 4 som er merket med en stjerne (*). Dette betyr at du kan oppdatere informasjon gjentatte ganger, dersom du vil gå igjennom registreringene for å finne evt. feil eller mangler. Feltene som ikke er merket med *, vil ikke bli erstattet, og kan føres inn manuelt på ønskelig tidspunkt. Informasjon om hvordan tallene hentes, finner du på slutten av dokumentet.

Nede på Statistikkgrunnlaget finner du to knapper. Disse benytter du for kontroll og innsending av statistikk til Statistisk sentralbyrå etter at tallene er på plass på side 1,2,3 og 4.

1: Trykk på knappen: Lagre skjema for kontroll
Dataene sjekkes nå av Kardinal, og du får ikke mulighet til å gå videre før alt sjekker stemmer. Du får opplysning om hva som evt. er galt.
Når alt er riktig, får du mulighet til å lagre statistikken din på et valgt område.
Merk deg hvor du lagrer skjemaet og hvilket navn du gir dette.

2: Last ned installasjonsprogram for skjema fra: http://www.ssb.no/kostra/kirke/
(Dette finner du under overskriften 'Skjema og veiledning'
Filen heter 'Installasjonsprogram for elektroniske skjemaer, kirke menighetsråd'
eller fellesrådsvarianten for ett-sokns menigheter.

3: Installer dette programmet, og start skjema 28 Årsstatistikk for den norske kirke.
(Dette finner du på Startknappen->Programmer->Kirkelig statistikkskjema...
->Skjema->Skjema 28...)
(Dersom Internet Explorer sperrer for denne type program, må du tillate blokkert innhold på informasjonslinjen.)

4: Trykk nederst på skjemaet på knappen: Åpne...



5: Bla deg frem til filen som du lagret under punkt 1.

6: Dataene fra Kardinal blir nå fylt inn i skjemaet.
Kontroller at tallene er riktig fylt inn.

7: Trykk knappen 'Lagre og send som e-post' for å sende dette inn til Statistisk sentralbyrå. (Se knappen på bildet ovenfor)

8: Du er nå ferdig!

Alternativ innsending
Skal kun benyttes etter avtale med Statistisk sentralbyrå (ssb).
Passord for denne fremgangsmåten gis også kun ut av ssb.
Ssb ønsker at du skal lagre og kontrollere skjemaet for feil, slik fremgangsmåten ovenfor forklarer. Dersom dette av en eller annen grunn ikke lar seg gjøre, så kan fremgangsmåten under benyttes.


1: Trykk på knappen: ”Send skjema til Statistisk sentralbyrå”
Tast inn passordet gitt av ssb. Dataene sjekkes så av Kardinal, og du får ikke mulighet til å gå videre før alle kontroller er godkjent. Når evt. kontroller er godkjent, får du mulighet til å sende statistikken direkte til ssb:


Noen forutsetninger for en korrekt årsstatistikk
En korrekt årsstatistikk forutsetter korrekt føring gjennom hele året. Er man nøyaktig med en del grunnleggende ting, så er det en veldig enkel jobb å lage årsstatistikk. Merk dere her følgende tips:

1: Vær nøyaktig med føring av personnummer, kommunenummer og soknnummer.
Årsstatistikken tar utgangspunkt i soknnummeret der hver enkelt person bor. Dette nummeret registrerer dere i det nederste feltet i personinformasjon. Nummeret blir hentet til bruk i årsstatistikken både når det gjelder dåpsbarn, de som skal vigsles og alle som melder seg inn eller ut av Den norske kirke.


- Husk fullstendig personnummer på alle personer dere registrerer i personregisteret
- Angi hvilken kommune personene dere skal registrere bor i. Dette er også
- Angi hvilket sokn vedrørende bor i. Kjenner man ikke nummeret, kan man via personinformasjon søke en person som man vet bor i menigheten. Soknenummeret kommer opp sammen med resten av personinformasjonen.

2: Før gudstjenestene regelmessig.
Pass spesielt godt på å føre den ruten som heter Dagsregister/Årsstatistikk:

Alle disse opplysningene skal være med for hver gudstjeneste som er utført.
I feltet Type (årsstat.) skal det ved en normal høymesse stå avmerket andre gudstjenester.
Husk også å sette kryss i feltet for hovedgudstjeneste i de registreringene dette gjelder.
Før ellers alle kirkelige handlinger som normalt.



Adressering
Adresseringsfunksjonen gjør det mulig å enkelt kunne flette brev, e-post og sms fra andre funksjoner og lister i Kardinal. Du står fritt til å lage maler, slå sammen lister og har dermed full fleksibilitet i din håndtering av disse formene for kommunikasjon.

Vi skal nå se litt nærmere på framgangsmåten:

Velg først hovedområde:

Velg deretter Adressering.
Du vil nå åpnet adresseringslisten som ser slik ut:


I rubrikken til høyre ser du oversikten over overførte grupper og på venstre side finner du innholdet i den valgte gruppen. Vi skal litt senere se på behandling av listen, men la oss først se hvordan navn og adresser overføres til adresseringsen:

Overføring av lister til adresseringsfunksjonen
Hvis vi tar utgangspunkt i Listen over konfirmerte gjør følgende:



Etter at du har åpnet listen og eventuelt valgt kull klikker du Rediger - Overføring - Adressemodul. Du vi få opp en boks for videre selektering. Hvis du ikke vil overføre alle gjør du dine selekteringer. Vil du overføre alle klikker du OK.

Angi deretter ønsket navn på listen og klikk ok:



Listen overføres nå etter ønskede kriterier til adresseringsmodulen:



Fletting av brev, e-post og sms

La oss nå se nærmere på hvordan vi kan utnytte funksjonene i adresseringsmodulen på best mulig måte:

Fletting av brev
Ønsker du å forfatte et brev for så å flette dette med navn og adresser til for eksempel konfirmanten gjør du på følgende måte:

Skriv brevet og lagre det i katalogen Maler som du finner under C:\Programfiler\Kardinal. For at adresser skal flettes må noen enkle flettekoder legge til i brevet du har skrevet. Disse er:

Legger du for eksempel til disse flette kodene i brev slik:


Vil resultatet bli slik:



For å flette brev velger du ønsket liste slik:



Klikk deretter Flett adresseliste - Microsoft Word - Ok



Fletting av e-post:
Fletting av e-post kan være en nyttig funksjon hvis du for eksempel skal sende samme e-post til flere mottakere samtidig. Følg denne framgangsmåten for å flette e-post:

Velg ønsket liste og pass på at du har registrert e-postadressen til mottakerne slik:



Følg deretter samme framgangsmåte som under fletting av brev. Velg alternative E-post og trykk ok. Du vil nå få opp en et "vanlig" vindu for sending av e-post hvor du kan skrive og sende e-posten din!

Fletting av SMS
Har du opprettet en avtale med oss og har fått tildelt et brukernavn og passord kan du forta massesending av SMS. Framgangsmåten er som følger: Velg ønsket liste du vil sende SMS til. Pass på at du registrert mobilnummerne i listen. Klikk flett adresseliste og vel Mobiltelefon. Du vil få opp følgende bilde:


Velg bruker fra nedtrekksmenyen og skriv inn passord. Skriv deretter tekstmeldingen i ruten til høyre og velg Send!

Andre funksjoner i adresseringsmodulen:

Behandling av lister:
Du står fritt til å behandle listene som du vil. Etter at listene er for eksempel overført fra konfirmant-listen kan du legge til, slette eller endre navn og opplysninger fra listen ved å bruke knappen på høyre side.

Aktive og inaktive deltagere:
I siste kolonne i listen har du muligheten til å angi hvilke deltagere som skal være aktive eller inaktive. De avhukede navnene er aktive! Det er bare de navnene som er satt som aktive det vil bli flettet til i alle funksjonene.

Opprette lister som ikke overføres fra andre moduler:
Fra Adresseringsmodulen klikker du Ny-knappen - velger menighet. Angi deretter et navn på listen og klikk ok. En ny tom liste vil dukke opp. Velg listene og legg til nye navn!

Oppdatere adresser:
For å ha en mest mulig oppdatert liste kan du oppdatere listene mot medlemsregisteret. Velg ønsket liste og klikk Oppdater adresser!

Sammenslåing av lister
Hvis du har 2 eller flere lister kan du om du ønsker slå sammen listene. Dette gjøres ved å merke listene du vil slå sammen. Dette gjør du ved å holde Ctrl-knappen på tastaturet inne, mens du klikker på ønskede lister. Du vil se at listene du merker blir blå. Klikk deretter "Slå sammen merkede lister" og gi listen et nytt navn!

Kirkelige handlinger

Kirkelige handlinger er den modulen i Kardinal hvor kirkebokføringen finner sted. Alle de kirkelige handlinger som ” Hvordan starte registrering av gudstjeneste? ”, “ Hvordan starte registrering av dåp? ”, “ Konfirmasjon ”, “ Hvordan starte registrering av vielse? ” , “ Hvordan starte registreringen av gravferd? ” .
Alle tilhørende rapporter og attester lett tilgjengelig for utskrift på skriver.

Gudstjenesteplanleggingen er lagt inn under tidsplanlegger. Her kan gudstjenestene planlegges på en enkel og grei måte.
Normalt vil gudstjenestearbeidet starte med planlegging, for deretter å føres over til dagsregisteret. Derfor anbefales man setter seg inn i Gudstjenesteplanlegging før man registrerer enkeltgudstjenester.

I dette kapittelet vil vi kun fokusere på gudstjenestearbeidet.
Videre vil vi ta for oss hver enkel kirkelig handling, og forklare bruken av hvert enkelt skjema.

Gudstjeneste

Gudstjenesteregistreringen er satt sammen av 3 hoveddeler.

   - Liste over alle gudstjenester
   - Registrering av gudstjeneste
   - Salmeseddel
   - Dagsprogram

Hvordan starte registrering av gudstjeneste?
Se også kap. om gudstjenesteplanlegger
For å starte gudstjenesteregistreringen, må man først velge hovedvalget Kirkelige handlinger:

Deretter velges undervalget GUDSTJENESTE fra knapperaden.

Det vil nå komme opp en liste over alle gudstjenester som er registrert. Nedenfor skal vi vise et eksempel på hvordan vi kan arbeide med gudstjenesteplanlegging/registrering.

Liste over gudstjenester

Søk etter registrerte gudstjenester
Selektering. Gir deg et utvalg av alle linjene, selektert på kirke og/eller dato.

Se på tidligere registrerte gudstjenester
Foran hver linje er en grå firkant. Dobbelklikker med venstre museknapp, da vises registreringskortet for denne gudstjenesten.

Ny registrering
Det første du ser av gudstjenesteregistreringen, er en oversikt over alle gudstjenester som er registrert hittil i Kardinal.
Det er to måter å legge til gudstjenester:

En enkelt gudstjeneste
Starter et blankt registreringsskjema klar til å legge inn en ny gudstjeneste.
Velg /fyll ut de forskjellige feltene. De fleste opplysninger hentes fra nedtrekksmenyer.

Års eller halvårsplanlegging, se gudstjenesteplanlegger .
Utskrift av liste over registrerte gudstjenester
Vi kan også skrive ut på skriver den matrisen som vi ser ovenfor. Dette kan være et nyttig informasjonsark for planlegging fremover. Dette gjøres ved å trykke på utskrift-knappen på verktøylinjen.

Utskrifter
Skrivermerket gir oversikt over rapporter som kan skrives ut fra registrerte gudstjenester.

Registreringsfeltene i gudstjeneste
Vi skal nå gå igjennom registreringsfeltene i en gudstjeneste og videre se på program / salmeseddelen. Vi skal også vise noen av de funksjonene som dere kan dra nytte av rundt dette.

Vi starter med et eksempel av registreringskortet.
Da vil følgende skjermbilde komme frem:



I dette skjemaet finner vi en rekke registreringsfelt. Vi skal nå begynne på toppen av skjemaet og forklare ganske grundig punkt for punkt nedover. De fleste felt inneholder en del valgmuligheter, som man kan velge fra en liste. Dette velges ved å trykke på nedtrekksmenyen til høyre i registreringsfeltet.

Kirke:
I dette feltet kommer det frem alle de kirker og institusjoner som er registrert under Faste Data, sted. Dersom det ikke kommer frem noen stedsnavn her, så er det fordi det ikke har blitt registrert noen av disse typene i Faste Data, sted. Se brukerveiledning for administrator for informasjon om hvordan du skal registrere kirker og institusjoner i Faste Data, sted.

Dag i kirkeåret:
I dette feltet skal dere velge den aktuelle dagen i kirkeåret gudstjenesten skal finne sted. I listen er alle de vanlige dagene listet opp, i tillegg til noen mer spesielle dager som olsok, 17.mai osv.
Dersom dere skal registrere gudstjenester som skjer utenom dette, som f.eks. vielser eller begravelser, benyttes valget lengst nede i listen, ALLE DAGER.

Når dere har valgt dag i kirkeåret, blir feltene Liturgisk farge og Tema for dagen fylt ut lengre nede i skjemaet.

Hovedgudstjeneste søn/helligdag:
Sett et kryss i denne rubrikken dersom gudstjenesten blir karakterisert som en hovedgudstjeneste på søndager eller på helligdager. Denne rubrikken er til bruk for årsstatistikken som tas i bruk fra 01.01 1998.

Gudstjeneste:
Her angir dere hvilken hovedkategori gudstjenesten kommer inn under. Dette feltet tilsvarer de tre feltene, Forordnet gudstjeneste, Musikkandakt og Andre gudstjenester i dagsregisteret.

Type:
I feltet for type gudstjeneste kommer følgende valg frem:
Familiegudstjeneste
Ungdomsgudstjeneste
Barnehagegudstjeneste
Skolegudstjeneste
Konsert, musikkarr.
Økum. gudstjeneste
Vanlige gudstjenester (dette valget brukes for høymesse, forenklet høymesse, prekengudstjenest).

Velg den riktige typen fra listen, for å angi gudstjenestekategori.
Disse feltene er avgjørende for at årsstatistikken blir korrekt.

Liturgi:
Liturgi angir hvilken agenda som skal benyttes i gudstjenesten. Dette feltet + dag i kirkeåret gir grunnlag for forslag til salmeseddel (se senere i eksempelet).

Følgende liturgier kan velges fra listen. Til høyre vises hvilke dag i kirkeåret der finnes forslag til salmeseddel.
Liturgi Dag i kirkeåret
Aftensang Kun «Alle dager»
Dåp Kun «Alle dager»
Familiegudstjeneste Alle dager i kirkeåret *)
Fastegudstjeneste
Forbønn for borgerlig innstiftet ekteskap Kun «Alle dager»
Forbønnsgudstjeneste Kun «Alle dager»
Forenklet høymesse Alle dager i kirkeåret *) **)
Familiemesse Alle dager i kirkeåret *) **)
Gravferd
Gudstjeneste på bots- og bededag «Bots- og bededag»
Gudstjeneste på langfredag «Langfredag» og «Langfredag aften»
Høymesse Alle dager i kirkeåret *) **)
Kveldsbønn Kun «Alle dager»
Morgensang Kun «Alle dager»
Nattverd Kun «Alle dager»
Nattverdsgudstjeneste utenom høymessen Kun «Alle dager»
Prekengudstjeneste Alle dager i kirkeåret *) **)
Skriftemålsgudstjeneste Kun «Alle dager»
Vigsel med forbønn Kun «Alle dager»

Følgende punkt er unntak fra listen over (markert med *, eller **).

*) Unntak:
Langfredag Kun «Gudstjeneste på Langfredag»
Langfredag aften Kun «Gudstjeneste på Langfredag»
Bots- og bededag Kun «Gudstj. på Bots- og bededag»

*)) Unntak:
Julenatt/ ottesang Kun «Familiegudstjeneste»
Jonsokdag/aften Kun «Familiegudstjeneste»
Helgemesse Kun «Familiegudstjeneste»
Helgetorsdag Kun «Familiegudstjeneste»
Høsttakkefest Kun «Familiegudstjeneste»

Tema for dagen:
Fylles ut automatisk ved valg av dag i kirkeåret. Dette feltet kan overskrives med andre tema, dersom ønsket tema skulle være forskjellig fra forslaget. (Dette feltet kommer med på salmeseddelen).

Liturgisk farge:
Fylles inn automatisk ved valg av dag i kirkeåret. Dersom ingen farge kommer frem så må det velges en farge fra listen.

Oppgaver under gudstjenesten:
Angi hvem som skal avholde gudstjenesten. Initialene som kommer frem i de forskjellige feltene, er registrert i ansattregisteret . Dersom en ansatt ikke er registrert, be den som har administrasjonsretter å gjøre dette. Det er viktig for å få ut rapporter som ønskelig.

Dersom det ikke er ansatte i menigheten som skal føres opp, velges «vikar» fra listen. Opplysninger om gjesten kan da føres inn ved å trykke på knappen « vikar»

Følgende bilde kommer da opp:


Statistiske opplysninger:

Frammøtte: Antall fremmøtte.
Døpte: Antall døpte.
Nattverdsgjester: Antall nattverdsgjester.
Skriftemål: Antall skriftemål.
Forbønn konfirmanter: Antall. (Merk: Dette angir punktet for konfimasjon i statistikken. Ikke listen over Konfimanter!)
Nattverd: Kryss av dersom gudstjenesten inneh. nattverd.
Dåp: Kryss av dersom gudstjenesten har dåp.

Offer
Registrering av offer, bygger på listen over offerformål som er registrert under Administrasjon | Faste Data | Offerformål .

For å gjøre endringer her, som å legge til nye offerformål e.l., må man ha rettigheter til å administrere faste data i Kardinal.

Listen som kommer frem under offerformål inneholder alle de offerformål som ligger i denne listen. Se brukerveiledning for administrator for å finne ut hva som ligger i denne listen.

Velg offerformål, og angi beløpet i kroner og ører.


Salmer / program


Følgende bilde kommer opp:

Salmeseddelen skal gi en oversikt over gangen i gudstjenesten. Her skal man kunne planlegge ved hjelp av et forslag til agenda som utgangspunkt.
Trykk på knappen ”hent forslag”, og programmet for dagen basert på liturgi og dag i kirkeåret kommer frem.
Forslaget kan da se slik ut:

Forslaget kan endres, alt etter behov. Det finnes også nyttige oppslagsmuligheter i salmeseddelen, som går mot salmeboken, Bibelen, og mot melodidelen av salmene
Følgende funksjoner kan benyttes i salmeseddelen:
OK knappen, bekrefter innholdet som nå står i salmeseddelen og kobler dette til denne gudstjenesteregistreringen.
Hent forslag Under denne knappen kan man hente enten forslag til agenda for denne dagen, en agenda som er brukt tidligere, eller egendefinerte agendaer.

Velges ”Liturgiforslag” hentes dagens agenda opp basert på valg av dag i kirkeåret og liturgi som er valgt.
Salmeseddelen kommer da opp med et ferdig forslag, inklusive tekster og salmer.
Velges ” tidligere registrerte gudstjenester” kan man velge tidligere agendaer som er brukt, basert på dag, år eller kirke. Så kan dette bearbeides videre til bruk på den aktuelle dagen.
Velges ”Mal, egne ledd” kan spesielle maler hentes opp.

Lagre mal gir mulighet til å lagre ett oppsett for senere bruk.
Funksjonen her gir muligheter til å lagre enten hele gudstjenesteagendaer for senere bruk, eller deler av liturgien som evt. kan flettes inn i dagens agenda. (se nedenfor)
Trykk på knappen ”lagre mal”. Følgende bilde kommer opp:


Det som blir lagret som mal er det oppsettet som står i gudstjenesteagendaen.
Funksjonen har to funksjoner:

1) Eksempelvis kan en spesiell gudstjeneste, ungdomsgudstjeneste el lagres som en selvstendig mal for senere bruk.
2) Man kan også ta ut enkelte ledd og lagre som en mal. I eksempelet (bildet) ovenfor er laget en mal over dåp. Den ønsker vi
skal dukke opp når dåp er krysset av i gudstjenesteregistreringen. Og den skal dukke opp under de bestemte leddene som er angitt for høymesse, familiegudstjeneste osv.

Dermed bestemmer brukeren selv hvordan agendaen skal se ut.

Lag program brukes til å lage et program for utdeling til publikum
Følgende bilde kommer opp:


Det eneste du trenger å gjøre er å velge mal, som på forhånd er laget i MsWord. Se avsnittet om Lage flettemaler .
Man kan også gjøre endringer i fonter eller fontstørrelser. Innholdet i gudstjenesten blir nå laget i et Word dokument. Her kan også alle fonter og skriftstørrelser endres.
I de linjene hvor det er satt merke i ”detalj” kolonnen, blir hele teksten kopiert over til gudstjenesteprogrammet.

Sett inn ny linje, legger inn en blank linje over den linjen markøren står i salmeseddelen.
Slett linje, sletter linjen markøren står på i salmeseddelen
De fargede pilene gir oppslag mot tekstene som er valgt i ”felt” kolonnen.
I eksempelet ovenfor ser vi at til høymessesalme er valgt salme nr. 5.
Trykkes på den gule pilen, kommer teksten på salme 5 opp:


Her kan teksten leses. Man kan også søke frem og lese andre salmer. Skriv litt av teksten i overste feltet ”søk i salmetekst” og få frem en liste over de salmer som inneholder det søkte. Er man ikke fornøyd, trykkes avbryt og søk på nytt, evt. med andre søk.
Når ønsket salme er funnet, trykk på velg knappen, og den blir plassert i agendaen for gudstjenesten.

Melodi. Dersom man vil høre en enkel melodi på samlem som er valgt, trykkes på den gule pilen. Da får man opp tekten, og kan spille melodien til denne salmen.

Noen eksempler på oppslag og melodispilling.
Klikker vi den gule pilen i en linje hvor salmer er angitt, får vi oppslag til den aktuelle teksten /salmen..
Trykker vi på ”melodi” knappen, så starter Kardinal opp den standard MIDI-avspilleren som er satt opp. Her spilles melodien av. NB! For å spille av MIDI-melodier fra salmeboken, må dere ha lydkort i maskinen deres.
Dersom dere ønsker kan dere også koble dere opp mot andre MIDI-avspillere

Merknad
Tilbake til registreringsarket:

Merknadsknappen i gudstjenesteregistreringen er til for å skrive spesielle opplysninger vedrørende denne gudstjenesten. Feltet er et rent skrivefelt, som dere kan benytte akkurat slik dere ønsker.
Dersom det ligger en merknad vedrørende denne gudstjenesten, vil knappen bli endret ved å få en liten stjerne på seg.


Kunngjøringer

Knappen for kunngjøringer fungerer nesten som knappen for merknader. Imidlertid er det to tilleggsfunksjoner.
Dersom man ønsker automatisk oppdatering av døpte og/eller gravlagde, krysses de respektive rutene hvor det står ”aktiv”.
Trykk så på knappen ”oppdater”.
Rett før et program skal skrives ut bør man gå inn og trykke oppdater.
Da kommer alle registreringene knyttet til vedkommende kirke opp i listen.
Kunngjøringsopplysningene kan dere endre slik dere ønsker, og evt. legge til ekstra kunngjøringer. Det som står i kunngjøringer kommer med på bunnen av salmeseddelen ved utskrift til skriver.

Eksempel på registrering av en gudstjeneste
I dette eksempelet skal vi bruke de opplysningene som står forklart ovenfor.



Ovenfor ser dere eksempel på utfylling av de fleste feltene i gudstjenesteregistreringen. Vi starter vanligvis oppe til venstre og følger skjemaet nedover. Vi velger hele tiden opplysninger fra listeboksene nedover.

Gudstjenesten ovenfor skjer i Sykkylven kirke, den 18.11.2001 klokken 11:00. Dette er 24. Søndag etter pinse. Det er en hovedgudstjeneste, og blir betegnet som en forordnet gudstjeneste i dagsregisteret. Det er også ingen spesiell type gudstjeneste, så vi merker av som «Andre gudstjenester». Liturgien blir benyttet senere mot salmene i salmeseddelen, så vi oppgir Høymesseliturgi til vår agenda. Tema for dagen og liturgisk farge kom automatisk da vi førte på dag i kirkeåret.

Før gudstjenesten tar til fører vi også opp hvem som er ansvarlig for de forskjellige oppgavene under gudstjenesten. Her velger vi også i fra listen over ansatte. Dersom den som skal utføre oppgaven ikke er ansatt, fører vi personen opp som gjest istedenfor. Da vil vi kunne trykke på knappen merket «gjest» ved siden av. Der kan vi fylle inn navn, evt. adresse og andre opplysninger om gjesten.
Offerformålet føres også på før gudstjenesten tar til.
Videre trykker vi på knappen merket «program», og setter opp agendaen i gudstjenesten ut ifra forslaget som ligger der fra før.

Utskrift av rapporter
Skriver ut forskjellige rapporter som program, salmeseddel, lister mm..
Merk at ved å trykke på utskriftssymbolet kan du velge gudstjenesteskjema som har flere fyldige varianter av gudstjenesteprogram
Etter gudstjenesten fører dere opp statistiske opplysninger og offerbeløp. Dette er opplysninger som kommer med på årsstatistikken ved årsskiftet.

Dåp

Hvordan starte registrering av dåp?
For å starte dåpsregistreringen, må man først velge hovedvalget Kirkelige handlinger:


Derette trykker du på knappen:

Følgende oversikt kommer da opp:

Merk: den røde fargen i fødselsnummer feltet indikerer galt personnummer.

Vi skal nå gå gjennom de enkelte delene og avslutte med et eksempel.
Får å åpne en eksisterende registrering, dobbelklikk på den grå firkanten helt til venstre.
For ny registrering, trykk på ”ny” kappen og velg soknenavnet.
Følgende registreringskjema kommer da opp:


Registrering av personinformasjon
Eksempel på en dåpsregistrering
En familie skal døpe barnet sitt. Faren heter Leiv Helge Bråten, moren Else, og barnet skal få navnet Mari Ann. Hun overtar også et mellomnavn etter moren som er Vidset. Vi samler også de øvrige opplysninger om adresse og personnummer, før vi starter registreringen.

Det første vi begynner med er å registrere barnet i Kardinal. Det gjøres som før ved å trykke på REG-knappen
Da får vi frem det blanke registreringsskjemaet som vi kjenner fra ansattregistreringen. Vi fyller så inn de opplysninger som vi vet om barnet.
Se avsnittet om registrering av personer

Vi lagrer navnet i personregisteret ved å trykke OK, og opplysningene vil bli fylt inn i de riktige rubrikker i dåpsregistreringen.

Nå går vi over til å registrere faren til barnet. Bruk samme prosedyre som beskrive i registrering av personer. Trykk på ”REG” kappen og følg den prosedyren.

Dersom vi nå ønsker å se flere opplysninger om faren, kan vi til en hver tid gå inn på REG-knappen og se personopplysningene. Reg-knappen har altså en slags dobbel funksjon. Står der et navn i feltet ved siden av, så får vi opplysninger om denne personen. Er feltet derimot tomt, så kan vi registrere nye opplysninger i skjemaet.

Dato Det første vi skal innom er dato dåpen skal avholdes. Trykker vi på pilen ved siden av dette feltet, så kommer det frem en kalender som illustrasjonen til høyre viser: - Det blå feltet viser dagen som er valgt, den røde ringen viser dagen i dag - Trykk på teksten øverst for å kunne velge en av månedene i året direkte - Trykk på pilene øverst for å bevege deg en måned fremover eller bakover i tid - Datoen i dag vises også på linjen helt nederst

Her kan du bla deg fremover og bakover i måner/år, ved å trykke på pilsymbolene oppe på kalenderen. Når du befinner deg i riktig måned, så trykker du på den datoen du ønsker, og dermed fylles det inn riktig dato i feltet. Du kan også skrive datoen inn direkte i feltet uten å gå veien om kalenderen. Da må du passe på at du skriver datoen på riktig måte, nemlig [dag].[mnd].[år]. Eksempel: 17.07.1997

Pr. dags dato så er det en sperre i systemet som gjør at det kun kan registreres datoer mellom 01.01.1930 og 31.12.2029. Dette er for å kunne vite hvilket hundreår vi er registrerer opplysninger om, uten å måtte spesifisere hundreåret.

Tid, sted og prest
Av:
I feltet AV, skal det registreres den ansvarlige for dåpen. Da vi registrerte de ansatte, så kalte vi dem også med initialer. Disse initialene vil vi nå finne igjen dersom vi trykker på pilen ved siden av registreringsfeltet. Velg den riktige fra listen, og det er gjort. Dersom riktige initialer ikke kommer opp, kontakt daglig leder slik at disse kan registreres korrekt.

Sted:
I felet for sted, kommer det opp listen over de KIRKER du har registrert under Faste Data tidligere. Velg det stedet som dåpen finner sted i, fra listen, og du er ferdig med den registreringen.
Dersom riktige navn ikke kommer opp, kontakt daglig leder slik at disse kan registreres korrekt.

Utskrift av rapporter
Nå har vi kommet så langt at vi kan skrive ut en dåpsattest. Alle opplysningene lagres automatisk.

- Utskrift av dåpsattest og andre dåpspapir, lister mv.
- Lagreknapp på verktøylinjen

Dersom skriveren er tilkoblet og riktig satt opp av systemansvarlig, så kan du skrive ut dåpsattesten og andre rapporter relatert til dåp ved å trykke på skriver-symbolet på verktøylinjen. Velg hva som skal skrives ut. Velg forhåndsvisning eller til skriver alt etter ønske.

VIKTIG
ALLE ATTESTER SKAL BENYTTE EN LASERSKRIVER FOR UTSKRIFT. DETTE GIR DEN KVALITETEN SOM KREVES.
IKKE BRUK MATRISESKRIVER ELLER BLEKKSKRIVER, DA DISSE IKKE GIR TILFREDSSTILLENDE KVALITET OG VARIGHET.
(Før utskrift, kontroller at skriveren har blanke papir, står påskrudd og er OnLine (vanligvis grønn lampe))

Fadderregistrering:


Dersom vi skal kunne skrive ut en dåpsmelding, er vi avhengig av å registrere fadderne til barnet. Det gjøres på en litt annen måte enn vanlig navneregistrering, men likheten er likevel stor. Vi skal nå se på et eksempel der vi registrerer to faddere. Den ene er Gerd Duevåg, og den andre Sven Svendsen. Dette registrerer vi via personregistreringen.

I fadder-registreringen ser vi at de knappen med tre prikkene for hurtig oppslag er tatt bort. Istedenfor så har vi fått:

	Søppelbøtte for sletting av fadder
	Ark for redigering av fadder
	Reg-Knapp for å legg til ny fadder

Trykker vi nå på knappen OK, så fylles navnet inn på samme måte som med Gry Grytvedt. Vi ser med en gang bare navnet SVEN SVENDSEN



Men trykker vi så på pilknappen , så kommer hele listen med faddere frem. Klikk så med musen på det navnet du ønsker, f.eks. Gerd Duevåg. Nå kommer det navnet frem i det hvite feltet igjen. På denne måten kan du skifte mellom de personer som du ønsker å se mer om (arket), eller slette fra listen (søppelbøtten).

Registrering av dåpssamtale
I forbindelse med en dåp er det ofte hensiktsmessig å registrere når en evt. dåpssamtale skal finne sted, og hvem som skal avholde den. Disse opplysningene registrerer vi om ønskelig i feltet for dåpssamtale:



Det er også mulig å krysse av i feltene for Fadderbrosjyre og Dåpsbrosjyre. Det er til intern bruk for dere, og påvirker ikke andre ting i Kardinal.

Født i ekteskap
Dette feltet må vi ha for å kunne skrive ut en fullstendig dåpsmelding. Merk av et kryss dersom barnet er født i ekteskap, og la det stå som i eksempelet over dersom fødselen skjedde utenfor ekteskap.

Trykker du på knappen Merknad, kommer det opp et lite tekstfelt der du kan skrive små notater om denne dåpen. Dette feltet tilsvarer det feltet som heter Merknader i kirkeboken.

Lagring av oppdatert dåpsskjema
Dåpsregistreringen blir automatisk lagret dersom du har gjort forandringer siden sist lagring.

Stadfestelse av dåp


Vi har ikke i dette eksempelet ikke noen stadfestelse av en dåp, men dersom det senere skulle være aktuelt, så noteres dato og sted for denne i rubrikkene over.

Utskrift av dåpsmelding
Etter at du har lagret siste registrering vedrørende dåpen, så er du klar til å skrive ut dåpsmeldingen. Vi husker at vi trykket på Skriv ut-knappen: for å få en dåpsattest. I menyen som kommer opp velger vi den rapporten som skal skrives ut.
Velger vi alternativet dåpsmelding, vil det komme frem et lite vindu, der du registrerer spesielle opplysninger vedrørende den dåpsmeldingen som nå skal skrives ut
.

   Til: Tilsvarer den øverste linjen på dåpsmeldingen .
   Melding er også sendt til: Tilsvarer meldingsfeltet på dåpsmeldingen.
   Født i sokn: Morens bosteds-sokn ved barnets fødsel og dåp.
(Den siste opplysningen er kun aktuell til kirkerådet og folkeregisteret har fått sentralt inndelt hvilke sokn som kommer inn under hvilke kommuner.)

Nå gjenstår det bare å trykke OK, og dåpsmeldingen vil komme ut på den skriveren du har valgt som standardskriver.

Hente frem tidligere registrerte dåper
Det kan i mange sammenhenger være behov for å hente frem tidligere registrerte dåper. For å gjøre dette finnes det flere forskjellige fremgangsmåter. Det starter alltid med å gå inn i dåpsregistreringen som vanlig.
I tabellen som kommer opp, dobbelklikker man på den registreringen man vil se på.
Noen ganger har du behov for å søke etter en post du har registrert for en tid tilbake. Da kan vi bruke selekteringsfunksjonen istedenfor.

Da trykker vi på symbolet som du finner her::


Og vi får fram:


Å selektere betyr å hente et utvalg av alle de registreringene du har gjort.
Eksempel: Vi ønsker å finne alle de vi har registrert som døpte med navn Erik og som er født 18.09.76.
Endre ”angi maksimalt antall linjer som vises i listen” til alle
Vi fyller da ut feltene som vist ovenfor. Når vi så trykker OK, søkes det etter alle døpte med navn Erik i dåpsregisteret, slik at vi sitter igjen med et utvalg registreringer. Bruker vi nå piltastene på verktøylinjen, ser vi at vi blar kun i de poster med registreringer som svarer til selekteringen.

Skal vi ha en selektering som inneholder alle registreringer igjen, selekterer vi bare med blanke felt for både Fødselsnr, og Navn. (Vi kan også gå ut av dåpsregisteringen, og inn igjen på nytt)

Trykker vi OK uten å fylle inn noen opplysninger, får vi alle registreringene tilbake i selekteringen.

Utskrift av faste rapporter, gå til Skriv ut og du kan velg en rapport som passer.
(For enkeltbrev og flettebrev se oppsett av maler. For felt som kan flettes se tilgjengelige felter)

Konfirmasjon

Hvordan starte registrering av konfirmasjon?

For å starte konfirmantregistreringen, må man først velge hovedvalget Kirkelige handlinger:

Deretter velges undervalget fra undervalgslinjen.

Vi skal nå gå gjennom de enkelte delene.

Registrering av konfirmasjon kan gjøres svært enkelt.
- Legge inn hele kull og registrere foreldre etter hvert.
- Registrere en og en
- Malarbeid .
Legge til opplysninger etter som man trenger. Konfirmantarbeidet varierer sterkt fra sted til sted. Derfor er fleksibiliteten viktig.

Åpnes konfirmasjonsregistreringen, fås opp en liste over tidligere registreringer.
Først får man mulighet til å velge hvilke registreringer som skal vises:



Deretter kommer oversikt over registreringer opp

Hva som skal vises og hvor mye av opplysningene som skal vises kan tilpasses hver enkel menighet. Se nedenfor under bruk av malfunksjon.

Legge inn hele kull

Enkleste måten å registrere et konfirmasjonskull gjøres ved å velge Rediger > overføring > masseoverføring

Følgende bilde kommer opp:

Dersom konfirmasjonsdato, tid, prest er kjent, kan det legges til. Er disse tingene usiker, trykk på ok knappen. Hele kullet blir da lagt inn i konfirmasjonslisten. Når et helt kull blir lagt inn på denne måten, vil det mange ganger være registrert konfirmanter som ikke skal registreres, og noen som legges til en for en. De som for eksempel ikke ønsker å være konfirmanter eller de som evt ikke er døpt eller tilhørende medlemmer og som derfor ikke finnes i medlemsregisteret

For å slette, stå i konfirmasjonslisten. Trykk en gang på den som skal slettes. Trykk på sletteknappen, den grønne søppelbøtte- knappen på verktøylinjen. Bekreft slettingen.

For å legge til en enkelt konfrimant, trykk på pil ned til høyre for ”ny” knappen på verktøylinjen og velg soknet.

Det vanlige registreringsbildet kommer opp. Det fylles ut på vanlig måte for utfylling av skjemaer.

Videre åpnes en og en konfirmantregistrering fra listen. Så registreres mor og far.

Siden det er konfirmanter som registreres, finnes de aller fleste i medlemsregisteret. Likedan foreldrene. Hent dem derfor fra medlemsregisteret, se hvordan registrere personer Nå er det klart for å fylle ut ytterligere opplysninger. For å gjøre et godt arbeid her, skal vi gå gjennom mal-funksjonen.

Bruk av ”mal”funksjon.

Mal funksjonen gjør at vi kan registrere varierende typer opplysninger relatert til konfrimasjonsregistreringen.

Fra menighet til menighet varierer ønsker om kolonner i tabellen ovenfor.
Vi skal derfor både se hvordan man endrer navn på kolonneoverskrift, og hvordan opplysninger legges inn.

Når du står i Liste over konfirmerte > Gå inn på Fil og Vis/skjul kolonner.
Følgende bilde kommer da opp:

I tabelloversikten kan man nå legge inn informasjon direkte i tabellen.
Merk: noen kolonner er likevel låst for redigering i tabellen.

Navn på konfirmant og foreldre må legges inn på vanlig måte.

Navn kan kopieres fra ene linjen til den andre der informasjonen er lik. For eksempel. kan navn for skole eller aktiviteter som konfirmanten deltar i kopieres fra konfirmant til konfirmant. Marker teksten, trykk med høyre musknapp og velg kopier. Sett markøren så i det feltet informasjonen skal kopieres til, trykk høyre musknapp og lim inn. Gjenta så lim inn i de cellene som er ønskelig.

Personopplysninger

Opplysninger om konfirmant, far og mor, registreres i skjemaet for konfrimanttegistrering . Se under Registrering av personerPå den måten hentes personene fra person / medlemsregisteret. Om ikke, registrerer vi personene i skjemaet for personinformasjon.

Døpt

I dette feltet kan det registreres dåpsopplysninger som forteller når og hvor konfirmanten er døpt. Disse opplysningene tas med på en evt. konfirmasjonsattest.

Skole/gruppe -opplysninger

I konfirmasjonsundervisningen kan det være nyttig å registrere hvilken gruppe konfirmanten tilhører. Vi kan her dele konfirmantene inn ved å oppgi skole, klasse, gruppe og undergruppe. Videre kommer andre opplysninger som gruppeleder, telefon til gruppeleder, konfirmantleir/samling, og opplysninger om eventuelle avgifter og dato dette ble betalt.

Tid/sted

Stedsopplysningen angir hvor konfirmanten skal konfirmeres. Av-feltet angir hvem som skal konfirmere personen, og Dato/tid-feltene sier oss når konfirmasjonen skal finne sted.

Utskrift av attester og rapporter

-knappen på verktøylinjen. Der kommer opp en oversikt over alle tilgjengelige faste rapporter. Velg den aktuelle rapporten og skrive ut.

Vielse

Hvordan starte registrering av vielse?

For å starte vielseregistreringen, må man først velge hovedvalget Kirkelige handlinger:

Deretter velges undervalget fra undervalgslinjen. Liste med vielse kommer opp:

Vi skal nå gå gjennom de enkelte delene.
Bruk pilen som peker ned til høyre for "Ny"-knappen og velg sokn for å opprette en ny vielse

Opplysninger om brudgom/brud

Navn

Personopplysninger om brudeparet. Registreres via personopplysning, eller søkes frem fra personregisteret . I tråd med den nye navneloven registreres navnet brudefolkene har før vielsen.

Forlover
Personopplysninger om forlover til brudeparet. Her registreres kun navn og adresse.
Enkelte ganger dukker spørsmålet opp om å kunne registrere flere forlovere. I følge departementet skal det kun registreres en forlover

Ekteskapsnummer
Merk av 1. Ektesk. dersom brudeparet ikke har vert gift før. Ellers velges nummeret fra listen for hver av de.

Trossamfunn

Hvilket trossamfunn brudeparet tilhører. Det er ganske vanlig å skrive et forkortet navn, til dømes DNK for Den norske kirke

Informasjon om adresse etter vielsen

Både for brudgom og brud må fylles ut utfyllende informasjon om (navn og ) adresse etter vielsen. Trykk på kappen ”Navn etter vielse”

Følgende skjema kommer da opp:

Ved å trykke på kappen ”hent fra Reg” oppe i høyre hjørne, får man den informasjonen som står i personregisteret. Merk. Det som står i personregisteret er informasjon før vielsen. Dersom de har flyttet (eller skiftet navn), må den altså endres til det som var etter. Man kan også skrive navnene direkte inn. For brudgom og brud gjøres dette på samme måte.

Sted og tid for vielsen

- Sted, kirke/sted vielsen skal finne sted. Stedsnavnene hentes fra Faste data, sted. Merk: Brukes navn som ikke står i faste data, telles ikke vielsen med når årsstatistikk telles opp
- Liturg, Organist, Klokker, Kirketjener: Hvem som skal foreta vielsen. Navnene i listen hentes fra ansattregisteret.
- Dato/tid, Dato og tidspunkt vielsen skal finne sted.
- Avgift betalt/beløp, registrer beløp dersom dere har en slik ordning. en eller dem som har foreldreansvaret og tillatelse av Kongen (Fylkesmannen).

Attester og rapporter

-knappen på viser alle tilgjengelige rapporter.

De fleste feltene på vielsesattesten blir hentet fra vielsesregistreringen. Noen felter får du spørsmål om når du skriver ut attesten (mellomnavn, slektsnavn på brudeparet før vielse).

Gravferd

Hvordan starte registreringen av gravferd?

For å starte gravferdregistreringen, må man først velge hovedvalget Kirkelige handlinger:

Deretter velges undervalget fra undervalgslinjen.

Vi skal nå gå gjennom de enkelte delene.

Registreringsfeltene i gravferd

Registrering av gravferd går så langt som til å kunne skrive ut dødsattest og gravseddel. Videre vil t.d diakoner kunne nytte opplysninger i sitt arbeid. Oversikt over avdøde i forbindelse med allehelgensdag er et annet bruksområde. Videre kommuniserer Kardinal med Gravlund som tar seg av kirkegårdsministrasjonen. For å kunne registrere de opplysningene som skal til, kan vi fylle ut følgende felter:

Navneopplysninger

Navnet på den avlidne. Registreres via personinformasjon , eller søkes opp fra personregisteret.

Dato/sted død
Dato dødsfallet skjedde, og hvor det skjedde.
Tips: Stedet for dødsfallet hentes fra Faste data, sted der stedsnavnet står som type Annet. Dersom dere ofte registrerer dødsfallet hjemme eller i hjemmet anbefaler vi at dere oppretter et stedsnavn som heter hjemme eller i hjemmet som type Annet i Faste data. Det vanligste er likevel å bruke kommunenavnet som sted for dødsfallet. Dermed kommer også dette frem i listen, slik at dere slipper å skrive dette for hver gang.

Seremoni

Her skal det registreres Dato/tid når seremonien skal finne sted. På feltet for ”sted” registreres hvilken kirkegård begravelsen finner sted. I feltene ”Liturg, Organist, Klokker, Kirketj. ” hentes det fra ansattregistreret hvem som er ansvarlig for å avholde sesermonien. Nødvendig informasjon finnes under nedtrekksmenyene.

Kirkegård - Her hentes riktig kirkegård fra listen. Kirkegårdene hentes fra Faste data, sted, type kirkegård. Nødvendig informasjon finnes under nedtrekksmenyen

Gravident - Her registreres hvor graven befinner seg på kirkegården. Dette feltet samsvarer med tilsvarende felt i gravadministrasjonsprogrammet.

Dersom dere bruker Gravlund, skal disse feltene ikke fylles ut, da det blir gjort fra Gravlund idet gravstedet blir opprettet.

Dato- Dato for selve nedsettingen av båren.

Informasjon om/til pårørende

Navn

I pårørende-registreringen ser vi følgende tre knapper til høyre. En grønn søppelbøtte, et ark og den vanlige registreringsknappen.

Vi registrerer pårørende ved å trykke på . Da kommer personinformasjons-feltene frem. Her kan vi søke etter barnet ved å skrive inn f.eks personnummer eller bare navneopplysninger. Dersom barnet er registrert i personregisteret, finner vi det med å trykke Søk. Om ikke, registreres personen eller personene på vanlig måte.

benyttes dersom vi vil slette en pårørende fra listen. Det navnet som står i navne-feltet ved siden av vil forsvinne.

benyttes dersom vi senere vil gå inn og se informasjon om den pårørende. Dvs. adresseopplysninger osv. Vi er avhengig av å ha lagret opplysningene før vi kan gjøre dette.

Vi kan registrere flere pårørende ved å trykke flere ganger på .

Telefon til pårørende for oppfølging og kontakt. Sorggruppe krysses av dersom det skal opprettes. Invitasjon til gudstjeneste krysses av dersom slike invitasjoner er sendt.

Sørgesamtale
- Dato/tid, dato og tid for en eventuell sørgesamtale
- Sted, sted for en sørgesamtale.
- Av, hvem som skal avholde sørgesamtalen.

Attester og rapporter

-knappen på verktøylinjen. Aktuelle rapporter kommer opp i menyen under.

Eksempel på utfylt gravferdsregistrering:

AKTIVITETER

Under hovedavsnittet ”aktiviteter” er to hovedgrupper:

Følgende valg kommer frem i knapperatden øverst:

Aktiviteter

Eksempel på dette: kor grupper lang av forskjellig art

Råd, utvalg

Eksempel på dette: menighetsråd, fellesråd

Arbeidet med aktiviteter og råd/utvalg er like. Det er likevel en viktig forskjell. De navnene som er registrert under råd og utvalg kan hentes direkte inn i møteprotokoller

Aktivitestsmodulen skal inneholde oversiktlige medlemslister over aktiviteter, grupper og råd i menigheten. Denne modulen inneholder en rekke rapport-muligheter som gjør at den egner seg godt til å danne lister og oversikter over aktivitetsarbeidet.

Hvordan starte registrering av aktiviteter?

For å registrere forskjellige aktiviteter i menigheten, må man velge Aktiviteter: Det vil nå komme opp en liste over evt. tidligere registrerte aktiviteter.

Registreringsfeltene i aktiviteter

Når vi starter valget «Aktiviteter» vil det komme opp en liste over registerte akriviteter. Selve registreringsbildet for en aktivitet ser slik ut:

Informasjonene fylles ut etter behov. Vi skal nå gå igjennom de forskjellige registreringsfeltene vi ser på bildet foran. Selve vinduet er delt inn i tre faner på toppen.

I første fane som er kalt ”aktiviteter” registrerer vi alle opplysningene vedrørende selve aktiviteten.

Navn - Navnet på aktiviteten. F.eks. Tensing, Konfirmasjonsgruppe, Kor osv. Beskrivelse gir anledning til å fortelle litt mer utfyllende informasjon om aktiviteten. Formål gir anledning til å fortelle kort om hvilke formål man har for aktiviteten Kategori velges alderssammensetning for aktiviteten. Denne informasjonen gjør det mulig på en enkel måte å eksportere informasjon til web-sider (Denne funksjonen kommer). Tilsluttet Hvilken organisasjon aktiviteten er tilsluttet. (Om ingen, settes feltet blankt.) Aldersgruppe Gir en rask oversikt over aldersgruppe. Type Ved å fylle ut ”Type” overføres informasjon til årsstatistikken. Kontaktinformasjon Under feltene for kontaktinformasjon kan man legge inn navn, adresse og annen relevant informasjon som gjør oversikten og oppfølgelsen lettere. Opprettet år Hvilket år aktiviteten ble opprettet.

Andre fane er kalt Medlemmer. Her registreres hvem som deltar i aktiviteten.

Til høyre i skjermbildet vil dere se tre knapper

”NY” knappen åpner et nytt skjermbilde hvor medlemmer registreres.
”ENDRE” knappen åpner registreringsbildet for å gjøre endringer.
”SLETT” knappen vil slette et medlem fra medlemslisten.

For å registrere nye medlemmer åpnes følgende bilde (første del av bildet):

Navn registreres etter samme prosedyre som ellers i Kardinal. Se Registrering av personer

Telefon, Mobil, Tlf.arbeid, epost, født registreres etter behov.

Verv hentes fra nedtrekksmenyen. Enkelte ganger er det nødvendig å registrere utfyllende kommentarer eller informasjoner om hvert medlem. Det gjøres i ”merknad” feltet.

Andre del av registreringsbildet:
Rangering kan brukes ved utskrift av enkelte typer lister. Det angis hvilke rekkefølge de skal komme ut. Til dømes vil man ved enkelte situasjoner ha en utskrift hvor leder og nestleder kommer først. Da rangeres disse høyest. Likedan kan man angi i hvilke rekkefølge slike lister skal sorteres. Medlem i perioden gir anledning til å få oversikt over fra når og til når et medlem er aktiv i aktiviteten. For det tredje gir det anledning til å registrere personlige varamedlemmer for hvert medlem.

Den tredje fanen heter møteplan.
Det muliggjør å legge varierende møteplaner for aktiviteten. Informasjon her vil kunne overføres direkte til timedagboken . Dette er valgfritt, og en med administrasjonsrettigheter (t.d. daglig leder) vil kunne aktivisere denne funksjonen.

Framgangsmåten er som følgende:
Trykk på en dato (her 29. jan.). Velg fra kl. – til kl. – sted osv
Merk: informasjonen lagres først når man går ut av den linjen markøren står på. Legg merke til blyanten som står i den grå firkanten til venstre for ”fra kl” feltet. Blyanten forsvinner når markøren settes på linjen under. Da først er informajsonen lagret. Gjenta samme prosedyre for andre datoer.

Du har også muligheten til å masseregistrere en møteplan. Dette gjør du ved å klikke på knappen "Masseregistrering". Du vil da få fram følgende bilde:



Velg deretter klokkeslett for avtalens start og slutttidpunkt, sted, rom osv. I rubrikken "Periode for innlegging" angir fra dato og til dato denne masseregistreringen skal gjelde for. Klikk deretter Ok.

Utskrift av medlemslister og rapporter

-knappen på verktøylinjen. Aktuelle rapporter kommer opp i menyen under.

TIDSPLANLEGGER

En timedagbok er en oversikt over gjøremål og avtaler i en tidsperiode. Den holder orden på hvilke rom som er ledig til hvilke tider, samt avtaler hos de ansatte.

Tidsplanleggerene har en rekke automatiske koblinger. Dvs. at dersom vi velger å registrere f.eks «Rom» i en kirkelig handling, så kan tidspunktet og stedet for denne handlingen automatisk bli lagt over i romplanleggeren.

Det samme gjelder for de ansatte. Registrer vi hvem som skal avholde f.eks en vigsel på en angitt dato, kan den ansatte registrert i tidsplanleggeren med disse opplysningene, uten at dere behøver å tenke mer på det.

Generelt

Avtaler gjort i forbindelse med kirkelige handlinger kan kan overføres automatisk til timedagboken. En med administrasjonsrettigheter (oftest administrator) gjør nødvendige innstillinger for overføring av avtaler .

Timedagbok

Timedagboken presenterer hver dag for seg, samtidig som en månedsoversikt

Flere valgmuligheter gjør fleksibiliteten stor. Valg av ”Person” viser alle avtaler gjort for brukere. Ønskes oversikt over en bestemt person krysses av for disse og trykker på -knappen igjen for å aktivere valget. Da får man opp avtaler knyttet til de aktuelle personene For romplan fungerer det på samme måte. Man velger forskjellige rom som avgrenser søket til de aktuelle rommene.

På månedsbasis er det lett å se avtaler. De skraverte feltene ovenfor forteller at 9. august og 26 august foreligger det avtaler. Ved å klikke på en av disse dagene, kommer avtalen inn på dagsplanen.

Oppgavefeltet
er oversikt der hver bruker kan legge sine arbeidsoppgaver. For å kunne benytte denne, må kun en ansatt være valgt

Kirkevergen kan for eksempel legge inn når en sak må starte forberedelse av møte, når møte skal være klart osv. På samme måte kan kateketen ordne oversikt for konfirmantundervisningen, presten sine gjøremål osv. Etter hvert som en oppgave er fullført, krysses den av. Den blir slettet først når brukeren sletter den. På den måten har man full oversikt.

Det velges en ansatt. Så legges oppgaven inn. Uten at det er lagt inn en ansatt, kan man ikke skrive i feltet. For å se en ansatts oppgaver, velges den ansatte. Oppgavene kommer da til syne. De oppgavene som er overstreket, er av brukeren kvittert som utført. Skal en oppgave slettes, trykker man på denne og så på ”del” knappen.

Oppgavene kan sorteres på emne, forfall og merknad. Trykk på det grå feltet hvor det står skrive ”emne” Oppgavene glir sortert alfabetisk. Trykkes en gang til, blir de sortert synkende (fra å til a). Det samme gjelder for de andre feltene.

Dagsarket

Det gule feltet viser den valgte dagens oppgaver.

Kirkelige handlinger som dåp, vielse, gudstjeneste med mer kan automatisk bli lagt inn når handlingen blir registrert. Se aktivering av overføringer For å legge inn enkeltmeldinger, dobbelklikk på det gule feltet.

Følgende bilde kommer da opp:

Tidspunkt og tekst som skal vises på dagsarket føres inn, så trykkes på knappen ”lagre og avslutt”.
En avtale som varer hele dagen, kan enkelt registreres ved å krysse i ruten ”dagsavtale”
Følgende informasjon kommer da opp i toppen av kalenderbladet.

Teksten forteller at OTTAR er opptatt hele dagen.
Merk: dersom man legger inn avtaler for flere personer i et sokn, eller krysser av for alle i et sokn, kan man velge om det skal vises som en felles avtale eller separat avtale for hver enkelt.

Gjentatte avtaler

Hvis du har en avtale som skal føres etter et mønster, trenger du ikke å opprette denne avtalen hver uke eller hver dag. Du kan bruke funksjonen for Regelmessighet. Gjør følgende:

Opprett en avtale med de kriteriene (filter) du ønsker på start-dagen for den gjentatte avtalen. Klikk deretter Lagre og lukk. Gå deretter inn i avtalen igjen og klikk på knappen "Regelmessighet". Merk deretter av om dette skal være en daglig eller ukentlig avtale og med hvilket intervall hver 1. uke hver 2. uke osv. Sett til slutt tidspunktet for avslutning av regelmessigheten. En avtale vil nå legges inn etter dine kriterier og intervaller.

Oppslag på avtaler

For å sjekke avtaler på ansatte, trykk på knappen ”person”.
For å sjekke avtaler knyttet til et rom, trykk på knappen ”Romplan”

For å sjekke avtaler på en enkelt person, trykk på knappen ”person” og velg handling eller ansatt. Dermed begrenses oppslaget til den eller de man skal se avtaler for.

Knappen ”oppdater" oppdaterer nye innskrivne avtaler.

Ønskes navnet på kirkeårets dager vist i kalenderen, krysses det av for ”Vis dette kirkeårets dager”

Legge til reserveringer automatisk

Et eksempel på en automatisk kobling mot romplanleggeren er vist nedenunder. Her er Dåpsamtalen registrert med dato, tid, hvem som er ansvarlig og på hvilket rom samtalen skal være på.

Datoen, tidspunktet og opplysningen rom finner vil legge seg inn i avtaleboken så sant denne instillingen er satt. avtalene legges da inn med den varihet det er angitt i instillingene.

Så lenge rom og dato er registrert, skjer denne koblingen automatisk. Endrer du avtaletidspunktet for dåpssamtalen, så endrer du også tidspunktet i planleggeren.

Automatiske koblinger til planleggeren

Fra alle de kirkelige handlinger overføres avtalene automatisk over i tidsplanleggeren. Dvs. at registrerer vi en gravferd med sørgesamtale-opplysninger «Dato» (Dato for sørgesamtale), «Tid» (Tidspunkt for sørgesamtale) og «Av» (hvem som skal avholde sørgesamtalen), så vil dette automatisk bli registrert i tidsplanleggeren.

Arbeidstidsavtaler

Arbeidstid kan på en enkelt måte indikeres I timedagboken. Den vil regulere den gule fargen i dagsoversikten i timedagboken. Under tidsplanlegger velges ”arbeidstidsavtale”

Følgende bilde (utsnitt) kommer opp:

Ansatt: det velges ansatt fom finnes i listen. Hver dag har sin kolonne. Marker et tidsrom ved å dra markøren nedenfra og oppover. Klikk med høyre museknapp og trykk (med venstre museknapp) på teksten ”add appointment” Gjenta det samme for neste dag osv. Skulle en avtale slettes, trykk på det markerte hvite feltet. Trykk så med høyre museknapp og velg ”delete appointment” Når en uke er klar, trykkes på knappen for å bla. Gjenta så for neste uke osv. Samme prosedyre for neste ansatt og neste osv.

Resultatet kommer frem i timedagboken på følgende måte når samme person er valgt:

I eksempelet er angitt at vedkommende ansatt er tilgjengelig fra kl. 10 til 13.30

Gudstjenesteplanlegger

I denne delen av Kardinal kan vi planlegge gudstjenester i et tidsrom fremover. Gudstjenesteplanleggeren er et verktøy som ligger i forkant av selve gudstjenesteregistreringen. Det er derfor også gitt mulighet for å overføre en planlagt gudstjeneste til registreringsskjemaet når datoen for gudstjenesten nærmer seg.

Generelt. Det finnes noen valgfrie kolonner som administrator setter navnet på.

Hvordan starte gudstjenesteplanleggeren?

For å starte planleggeren, må man først velge hovedvalget Tidsplanlegger:

Deretter velges undervalget fra undervalgslinjen. Velg deretter tidsrommet du ønsker å åpne og også malen du vil bruke om du har opprettet det:



Du vil nå få frem en tom liste på skjermen, som vist nedenfor.

Hvordan legge til gudstjenester i listen?

Første gang planleggeren startes, vil det komme opp en tom liste. Ellers har du oftest ferdig utfylt gudstjenester over et visst tidsrom. Informasjonen kan også registreres hurtig og greit ved bruk av en hjelpefunksjon på ”ny” knappen og velg sokn. Prinsippet med denne metoden er å lage et utgangspunkt med ferdig utfylte opplysninger over en periode. Det forenkler mye arbeidet på de stedene der personell og andre opplysninger går igjen utover året.

Da kommer følgende skjermbilde opp:

Det kommer da opp en registreringsboks hvor man velger:

Dato fra:
Her settes inn aktuell dato fra man vil starte planleggingen. Datofeltene her MÅ fylles ut. Resten er valgfritt.

Dato til:
Her settes inn siste dato i planleggingsperioden.

Kirke
Sted, der gudstjenesten skal foregå.

Liturgi
Her velges det som er brukt mest av gjennom planperioden, t d høymesse.

Type (årsstat)
Dette feltet er en forberedelse til årsstatistikken. Man velger ”vanlige gudstjenester”. I redigeringsarbeidet velger man de spesialgudstjenestene som årsstatistikken spør etter. Begrepet ”vanlige gudstjenester” er altså et sorteringsverktøy.

Gudstjeneste
Her velges ”forordnet gudstjeneste” som er et sorteringsverktøy for dagsregisteret. Dette er kjente begreper.

Tid
De fleste gudstjenester begynner kl. 11:00. Derfor velges kl. 11:00 her

Liturg
For enkelte menigheter er det formålstjenlig allerede nå å sette inn hvem som tjenestegjør som liturg. Dersom samme person tjenestegjør regelmessig utover året i en bestemt kirke, velges liturg. Dersom flere personer tjenestegjør om hverandre, kan feltet bli stående åpent inntil man har satt opp hele kalenderen.

Predikant
Her gjelder det samme som for Liturg. Oftest er det samme person. Dersom man belger å registrere liturg nå, bør predikant også velges nå. Dersom man velger å vente med liturg, venter man også med predikant.

Organist
Har man fast organist ved en kirke, er det enklest å sette den inn nå.

Klokker
Klokker er ofte knyttet til en kirke. Da kan det lønne seg å sette den inn nå. Dersom man har mange frivillige som går på turnus, kan det lønne seg å sette inn navnene når man redigerer listen.

Kirketjener
Kirketjener er ofte knyttet til en kirke. Da kan det lønne seg å sette den inn nå. Ved utstrakt bruk av vikarer kan det lønne seg å vente.

- Setter dere noen felter blanke, vil dere måtte fylle inn disse feltene manuelt etter at dere kommer tilbake til listen igjen.

Når vinduet er ferdig utfylt, starter byggingen ved å trykke på OK knappen. Det genereres (bygges) nå automatisk opp en liste eller kalender som det nå skal arbeides videre med. På samme måte kan det genereres møter for hverdager. Velg i så fall ”hver uke på ukedager” nederst på skjemaet. Velg ukedag.

Liste etter generering

Ukenummeret dannes automatisk Utifra dag i kirkeåret, settes tema og liturgisk farge

Regularitet i registreringene:

Mange har den ordningen at gudstjeneste skal skje i en bestemt kirke annenhver, eller tredjehver søndag. Kirkeåret har mange tidsperioder hvor en slik matematisk regularitet vanskeliggjøres. Dersom man skulle velge annen hver eller tredje hver søndag med en bestemt type gudstjeneste, ville man sannsynligvis få problemer med t d ferien hvor man har redusert bemanning, overgang fra åpenbaringstid til fastetid, påske m.v. Dette ville medføre mye redigeringsarbeid.

I Kardinal er det derfor valgt følgende fremgangsmåte:
På steder hvor der er jevnt med gudstjenester, lages en full liste for hele året. Listen sorteres, og så blar man fort gjennom og sletter de linjene som ikke er aktuelle. Har man valgt f.eks høymesse gjennom perioden, blar man raskt gjennom og endrer til f.eks familiegudstjeneste. På den måten får man en rask og sikker plan. På steder hvor man bare har noen få gudstjenester i året, registreres disse hver for seg manuelt.

Gudstjeneste i flere kirker

Når det er flere gudstjeneste pr. søndag: Gjenta prosedyren ovenfor men denne gangen med navnet til den nye kirken. Trykk så på ”OK” knappen, og begge kirkene blir flettet inn i samme tabell.

Hvordan slette gudstjenester i listen?

Sletting av en enkelt linje Finn først linjen som ikke skal være med i listen. Sett markøren i det grå feltet foran ukenummeret. Markøren blir da en liggende pil, og hele linjen blir markert. Trykk ”Delete” knappen på tastaturet, og denne gudstjenesten blir slettet. NB. Dette kan ikke angres.

På denne måten går man gjennom hele listen og tar bort de gudstjenestene som ikke skal være med i listen.

Hvordan sortere gudstjenestene i listen?

Listen består av mange kolonner. Hver kolonne kan sorteres i stigende eller synkende rekkefølge Dette gjøres ved å sette markøren på navnefeltet for kolonnen, f.eks dato. Da blir hele planen sortert etter datokolonnen. Trykk på sorteringknappen på knapperaden.

Hvordan bytte om på kolonnene i listen?

Av og til kan det være ønskelig å stille forskjellige kolonner ved siden av hverandre. Eksempelvis kan det være nødvendig å ha kirke, dato, dag i kirkeåret, tema, dåp og nattverd ved siden av hverandre. Vi ønsker altså å flytte kolonnene "Dåp" og "Nattverd" slik at disse blir stående foran kolonnen for liturgisk farge. Dette kan gjøres ved å først rulle deg mot høyre i listen til rullefeltet til kolonne for dåp og nattverd kommer på skjermen.

Sett markøren i kolonneoverskriften for nattverd. Klikk med musknappen en gang og slipp. Hele kolonnen blir da markert. Trykk enda en gang til på kolonneoverskriften men denne gangen holdes museknappen nede. Beveg musen mot venstre. Etter hvert som den passerer kolonner, vil en farget (rød) markering komme til syne mellom to kolonner. Denne linjen flyttes etter som markøren passerer kolonner.

Når den stiplede linjen står der kolonnen for nattverd ønskes plassert, slippes museknappen. Hele kolonnen for nattverd er nå flyttet, og utfylling kan skje mens man har full oversikt over de andre opplysningene.

På samme måte kan alle kolonner i tabellen flyttes.

Det samme gjøres så med kolonnen for "Dåp".

Selektere, arbeide med mindre mengder av informasjon

Enkelte ganger kan det for oversiktens skyld være lettere å arbeide med et mindre utvalg av data. Til dette formålet kan selekteringsfunksjonen benyttes. Trykk på ”selektering” knappen på verktøylinjen.

Et nytt vindu kommer nå opp. Her velger man den informasjonen man ønsker å arbeide med. Dersom man ønsker å arbeide med kun èn kirke i et bestemt tidsrom, velges dette slik:

- Vi velger ønsket kirke
- Vi velger ønsket tidsrom
- Vi velger evt. andre selekteringsgrunnlag.
- I dette eksempelet vil vi sitte igjen med et utvalg av alle linjene i listen som svarer til selekteringen.
- Trykk ”OK”, for å returnere til planleggings-kalenderen.

Det er viktig å være klar over at det ikke skjer noen sletting av linjer under en selektering. Man begrenser bare midlertidig den mengden av informasjon som skal vises. Dersom man ønsker å gå tilbake til den opprinnelige fulstendige listen, velges ”selektering” på nytt, og nå kan det trykkes på ”OK” uten å velge informasjon. Blankt skjema betyr at all informasjon igjen skal vises.

Lagre/bruke maler i forbindelse med gudtjenesteplanlegger

Mange ønsker sitt spesielle oppsett for eksempel til utskrift av lister. Gjør nødvendige justeringer forklart ovenfor i dette kapittelet. Lagre dette som mal ved å trykke på fil, lagre mal. Brukeren kan selv bestemme hva malen skal kalles.

Dersom du gjør endringer i maloppsettet, husk å lagre malen når arbeidet avsluttes. Når maloppsettet skal brukes senere, startes gudstjenesteplanleggeren. Da får man opp alt som er registrert. Gå så på fil, åpne mal, og velg den malen som skal brukes. Du kan også velge malen nå du åpner gudstjeneslisten.

Opprette og redigere salmeseddel og kunngjøring
Du har muligheten til å oppretten salmeseddel allerede på planleggingsstadiet. Dobbeltklikk på det grå feltet ved den gudstjenesten du vil opprette salmeseddel eller kunngjøring for og du vil få fra følgende valg:



Velg så ett av de to alternativene. Les mer om salmeseddel her eller kunngjøringer her

Overføring mellom planleggeren og gudstjenesteregisteringen

Når planleggingen er unnagjort, så kommer etter en tid dagen da gudstjenesten skal registreres i gudstjenestedelen av Kardinal. Nå skal det kan hende planlegges salmeseddel for søndagen, og det skal etter gudstjenesten fylles inn statistisk informasjon om antall fremmøtte osv.

For å slippe å registrere dette på nytt, kan den planlagte søndagen overføres til gudstjenesteregistreringen ved å dobbeltklikke på det grå fletet foran den linjen som skal overføres.

Velg Overfør planlagt gudstjeneste til gudstjenestregistrering (dagsregister) og klikk OK.

Gudstjenesten vil nå bli seende ut slik i gudstjenesteregisteringen:

Til mer informasjon som blir lagt inn i gudstjenesteplanlegger, til mindre arbeid blir det med registreringen.

Utskrift fra gudstjenesteplanleggeren

Utskrift av lister fra planleggeren kan gjøres på to måter. Man kan skrive ut hele listen eller deler av listen. Dette er avhengig av hvordan dere vil ha resultatet.

Utforming før utskrift
Før utskrift utformes listen slik dere ønsker at den skal se ut. Her kan dere justere kolonnebreddene og kolonnehøydene. Dette gjøres ved å klikke midt mellom to kollonner eller to rader, for så å holde musknappen inne og dra skillestreken til ønsket posisjon. Der slippes knappen, og rutenettet endrer seg.

Mellom to kolonner er det et loddrett strek i overskriften. Plasserer man markøren på det streket, får markøren form av dobbel pil med loddrett strek gjennom. Trykk og dra, for å utvide størrelsen på kolonnene/radene. Det samme kan gjøres på radene. Plasser da markøren på det vannrette streket mellom to rader, trykk og dra.

Utskrift av hele listen
For å skrive ut hele listen, slik den ser ut på skjermen, velges "Utskrift" fra verktøylinjen.

Velg så enten en forhåndsdefinert rapport eller valge skriv ut rutenett.
TIPS: Du kan bygge opp dine egne utskrifter ved å definere et oppsett i en mal. Bruk deretter rutenett-utskriften til skrive malen din ut.

BIBLIOTEK

Biblioteket i Kardinal kan bygges ut etter hvert som nye bøker/ tidsskrifter blir tilgjengelig. De fleste av bøkene bruker verktøyet Adobe Acrobat Reader™ for å presentere innholdet for deg. For at du skal kunne benytte dette verktøyet best mulig, skal vi i dette kapittelet gå gjennom hovedelementene. MERK: Symboler og framgangsmåte kan variere avhengig av hvilken versjon av Adobe Acrobat Reader som brukes.

Presentasjon av bøker i Adobe Acrobat Reader™.

Som vinduet foran viser, er det inndelt i tre felter, dokumentdelen, oversiktsdelen og verktøylinjen. Dokumentdelen er den delen selve teksten står.

Oversiktsdelen viser enten bokmerker eller sideoversikt for boken. Ved hjelp av bokmerker kan du hoppe direkte til det emnet du ønsker ved å klikke på bokmerke-teksten. Sideoversikten gir deg en oversikt over små sider, slik at du kan klikke en valgt side for å komme til den teksten du ønsker.

Verktøylinjen gir deg muligheten for å utføre en del oppgaver som visning, sidenavigering, sidetilpasning, leting og søking. For å velge et verktøy, klikker du bare på et av symbolene på denne linjen.

Bruk av verktøylinjen

Visning:

Viser kun dokumentdelen.

Viser oversiktsdel med bokmerketekster, sammen med dokumentdelen (som bildet foran).

Viser oversiktsdel med sideoversikt, sammen med dokumentdelen.

Verktøy:

Skjermpekeren formes som en hånd. Dersom ikke hele siden synes, kan du gripe tak i dokumentdelen ved å holde venstre museknapp inne. Ved nå å bevege musen, flytter du teksten rundt på skjermen.

Skjermpekeren formes til et forstørrelsesglass slik at du kan forstørre det området du klikker på i dokumentdelen.

Fungerer motsatt av forstørrelsesglasset. Forminsker teksten i dokumentdelen.

For å velge tekst fra dokumentdelen. Denne teksten kan senere kopieres inn i en tekstbehandler, eller der du måtte ønske.

Navigering:

Viser første siden av dokumentet.

Viser forrige side.

Viser neste side.

Viser siste side av dokumentet.

Gå tilbake til forrige side som ble vist i dokumentdelen.

Gå forover, returner fra Gå tilbake.

Tilpasning:

Sett sidestørrelsen til 100%.

Vis hele siden.

Skalèr siden lik vindus-størrelsen.

Finn:

Søk etter tekst kun i det kapittelet du nå er inne i (anbefales ikke til søk i store kapitler).

Søk:

Presenter søkeboks for hurtig søk gjennom hele boken (svært hurtig).

Vis søkeresultat.

Gå til den tidligere søketekst som ble funnet.

Gå til den neste søketekst som ble funnet.

Eksempler på bruk av bokmerker

Bokmerker er til for raskt å kunne finne det kapittelet/emnet du er ute etter i boken. For at bokmerkene skal være synlige, benytter du verktøylinjen og klikker på knappen:

Dersom du bruker bibelen fra biblioteket, vil du se at det står to hovedemner, det gamle og det nye testamentet, i oversikts-delen. Dersom det eksisterer underemner til disse hovedemnene kommer symbolet til syne til venstre for navnet på emnet. Ved å trykke på denne, får du oversikt over alle underemnene, og pilen vil forandre seg til symbolet . For å skjule underemnene, klikker du piltasten på nytt. På denne måten kan du lete deg frem til det emnet du ønsker. Når du så har kommet frem til det emnet du ville lese om, beveger du musen over navnet på emnet, og klikker. Teksten til det emnet du har valgt vil nå komme til syne i dokumentvinduet.

I dette eksempelet kan du nå lese deler av Matteus-evangeliet, enten ved å bla i emnene, bla side for side vha. navigasjonsknappene på verktøylinjen eller bevege deg rundt i teksten ved å bruke piltastene på tastaturet.

Eksempler på søking etter ord eller tekst

Søking etter ord, setninger eller annen tekst, kan gjøres på to forskjellige måter fra verktøylinjen:

Finn:

Ved å klikke denne knappen, kommer følgende dialog-boks til syne:

Dersom du vil søke etter navnet Abraham, skriver du dette inn som søkeord, og trykker Find. Du vil nå søke fra den siden du står på, til første sted i kapittelet der navnet Abraham er nevnt. I tillegg er Match Case aktivert slik at der må stå Abraham med stor forbokstav og resten små. Vi finner dermed ikke ord som ABRAHAM eller abraham.

Match Whole Word Only:
Finner- Abraham, abraham, Finner ikke- Abrahams. Ordet må altså stå for seg selv, uten andre bokstaver rett før eller rett etter søkeordet.

Match Case:
Finner- Abraham, Abraham’s, Abrahamsen. Søket er avhengig av hvilke små og store bokstaver som er angitt i søkeordet.

Find Backwards:
Søker bakover i teksten, istedenfor forover.

Kombinasjoner av Match Whole Word Only & Match Case gjør at vi finner kun ordet «Abraham» NB: Finn er en enkel form for søking, men tar allikevel en del lenger tid enn Søk, som blir omtalt nedenfor. Vi anbefaler derfor bruk av Søk istedenfor Finn i de fleste tilfeller. Finn leter seg fremover i teksten etter et enkelt ord, Søk returnerer en liste med alle forekomster av søketeksten gjennom hele boken. Finn leter kun i det kapittelet du nå står i, Søk leter seg gjennom hele boken.

Søk:

Dette er en meget rask søkefunksjon som anbefales å benytte i de fleste tilfeller. Ved å klikke på denne knappen, kommer denne dialogboksen frem:

Search - Starter søket etter å ha angitt hvilken tekst du vil søke etter.
Clear - Blanker ut innholdet i det hvite tekstfeltet.

Indexes...
Siden Acrobat Reader blir benyttet til å vise alle bøker i biblioteket til Kardinal, så kan man også søke i alle bøkene etter ord. Ved å velge knappen Indexes, kan man velge hvilke bøker man ønsker å søke igjennom. I utgangspunktet står alle bøkene valgt, men ønsker du kun å søke i Bibelen, kan du fjerne krysset i de andre boksene ved siden av boknavnet.

I det hvite feltet skrives den teksten du vil søke etter. I dette tilfellet søker vi etter navnet Abraham igjen. Ved å velge Word Stemming, vil vi også finne ord som har den samme ordlyden, dvs. hadde vi lett etter ordet «gavene», ville vi også ha funnet «gave» og «gav». I vårt tilfelle finner vi «Abraham», «Abrahams» og andre ord med samme ordlyd.

Word stemming: (se eksempelet foran)

Sounds Like: Finner også de ord som høres ut som søkeordet. Tar vi f.eks. ordet Lukas i Bibelen, finner vi også ordene: lages, lajisj, lakisj, leges, legges, leses, likeså, lokkes, lukius, lukkes, luksus, lykkes, lysias, løses og låses. Alle disse ordene er brukt i Bibelen, og høres omtrent ut som «Lukas».

Thesaurus: Anbefales ikke brukt i bøker med norsk tekst.

Match Case: Ta hensyn til store og små bokstaver i søkeordet. Hadde vi valgt dette i eksempelet foran, ville vi ha funnet ord som «Abraham» og «Abraham’s». Vi ville ikke ha funnet «ABRAHAM» eller «abraham»

Proximity: Ved å bruke & eller AND mellom to ord, vil vi med Proximity aktivert finne de steder der to ord skal befinner seg i nærheten av hverandre (maksimalt 3 sider avstand). Er vi interessert i å finne steder der f.eks. «Adam» og «Eva» er nevnt sammen innenfor et område på maksimalt 3 sider, søker vi etter «Adam & Eva» med Proximity aktivert. Da vil vi i vårt tilfelle med Bibelen, komme frem til følgende søke-resultat.

Helt fylt sirkel, betyr at det er svært høy sannsynlighet for at det i dette kapittelet har det innholdet du søkte etter.

Tre kvart sirkel, betyr at det er høy sannsynlighet for at kapittelet inneholder relevant informasjon.

Halv sirkel, betyr at det er middels stor sannsynlighet for at kapittelet inneholder den teksten du er ute etter.

Kvart sirkel, betyr liten sannsynlighet for relevant informasjon i kapittelet.

Tom sirkel, betyr at det er svært liten sannsynlighet for at du i dette kapittelet har funnet det du var ute etter.

Avanserte søkekriterier:

Du kan benytte avanserte søkekriterier for å finne alle de ord som inneholder en del av et ord, eller alle de ord som har et aritmetisk karakter-mønster. Vi har to typer tegn for å angi de avanserte søkekriteriene:

* Stjerne, som betyr null, ett, eller flere tegn.
? Spørsmålstegn, som står for ett enkelt tegn.

Hund* :Finner ord som Hund, Hundre, Hundehus, osv.
?ang :Finner ord som Sang, Tang, Lang, Fang osv.
?ang* :Finner ord som Sang, Tang, Sanger, Mange, Rangering osv.

Boolske operatorer kan også benyttes for å finne kapitler som inneholder flere bestemte ord, ett av flere ord, eller ikke dette ordet i det hele tatt. Følgende boolske operatorer er tilgjengelige:

AND For å angi to ord kapittelet må inneholde for å registrere et funn.
OR Ett av disse ordene må kapittelet inneholde for å registrere et funn.
NOT Finner alle de kapitler som ikke har dette ordet i seg.

Eksempler:
For å finne kapitler som inneholder både Navnene Jesus og Moses, benytter vi søkekriteriet «Jesus AND Moses» som vist under.

Vi vil nå få en liste over alle kapitler som inneholder begge disse to ordene. Hadde vi benyttet søkekriteriet «NOT Abraham», hadde vi fått en liste over alle de kapitler som ikke inneholder navnet.